Полезные статьи

Служебные документы в суде

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 4 февраля 2016 г. № 23 “Об утверждении Положения о порядке подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции”

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» приказываю:

Утвердить прилагаемое Положение о порядке подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции.

Положение
о порядке подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции
(утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 4 февраля 2016 г. № 23)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции (далее — Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 08.01.1998 № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), Инструкцией о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, оформления и размещения вывесок федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.03.2013 № 66 (далее — Инструкция).

1.2. Положение определяет общий порядок подготовки и оформления служебных документов верховными судами республик, краевыми и областными судами, судами городов федерального значения, судами автономной области и автономных округов, районными, городскими судами (далее — суды) по вопросам организации деятельности суда.

1.3. Настоящее Положение не распространяется на порядок подготовки и оформления процессуальных документов, а также служебных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и (или) информацию ограниченного распространения.

1.4. Под служебными документами федерального суда общей юрисдикции (далее — служебные документы суда) в настоящем Положении понимаются официальные документы суда, в том числе и сопроводительные письма, направляемые в адрес организаций и граждан, организационно-распорядительные документы суда, ответы на обращения граждан и юридических лиц, по вопросам организационной деятельности суда и иным вопросам, не относящимся к процессуальной деятельности. К служебным документам федерального суда общей юрисдикции относятся:

утверждаемые документы (положения, планы, акты, графики, повестки и протоколы совещаний у председателя (исполняющего обязанности председателя) суда;

2. Основные требования к составлению и оформлению служебных документов суда

2.1. Служебные документы суда подлежат оформлению с соблюдением правил грамотности, краткости и четкости формулировок.

2.2. Служебные документы суда выводятся на печать посредством устройства, обеспечивающего вывод на печать на стандартных листах бумаги формата А4 в текстовом редакторе Microsoft Word или совместимом с ним формате с использованием шрифта Times New Roman черного цвета шрифтом 13 или 14 через 1-2 межстрочных интервала. При оформлении табличных материалов допускается использование шрифта 12 размера.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Для выделения части текста служебного документа, наименования, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Оформление отдельных внутренних документов суда (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) может осуществляться путем написания от руки.

При подготовке служебных документов суда могут применяться электронные шаблоны документов.

2.3. Служебные документы суда оформляются на бланках установленных видов либо без использования бланков и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.4. Требования к оформлению бланков суда и организационно-распорядительных документов суда с изображением Государственного герба Российской Федерации установлены Инструкцией о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, оформления и размещения вывесок федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.03.2013 № 66.

2.5. Служебные документы суда должны иметь установленные реквизиты с соблюдением порядка и правил их расположения.

2.5.1. Наименование суда указывается в точном соответствии с законодательством Российской Федерации о его создании. При этом наименования районных судов тех городов, названия которых состоят из двух отдельных слов (Нижний Тагил), указываются полностью в именительном падеже, например: Дзержинский районный суд г. Нижний Тагил. В случае образования в составе суда постоянного судебного присутствия после наименования суда ниже указывается полное наименование постоянного судебного присутствия в точном соответствии с федеральным законом о его создании (образовании), например: Постоянное судебное присутствие в г. Гаджиево Мурманской области.

2.5.2. Справочные данные о суде включают: почтовый адрес в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, номер телефона, факса, электронной почты и иные необходимые сведения.

2.5.3. Наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, правила, акт и т.д.) должно соответствовать компетенции федерального суда общей юрисдикции и содержанию документируемого действия по организационным вопросам. Данный реквизит подлежит расположению по центру служебного документа суда.

2.5.4. Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения, датой протокола совещания — дата проведения совещания (принятия решения), датой акта — дата события.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Дата служебного документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год (день, месяц — две пары арабских цифр; год — четыре арабских цифры). Например, дату 15 марта 2015 г. следует оформлять: 15.03.2015.

В текстах организационно-распорядительных документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом, например: 15 марта 2015 г.

2.6. Место составления (издания) документа указывают на приказах, распоряжениях, протоколах совещаний и актах. Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления (при написании употребляются только общепринятые сокращения).

2.7. Наименования адресатов в исходящих служебных документах суда указываются в правом верхнем углу первого листа документа.

В случае адресования письма организации, структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

www.garant.ru

Служебные документы в суде

Порядок подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции

В соответствии с приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 04.02.2016 г. № 23 утверждено Положение о порядке подготовки и оформления служебных документов Федеральными судами общей юрисдикции

Под служебными документами федерального суда общей юрисдикции (далее — служебные документы суда) в настоящем Положении понимаются официальные документы суда, в том числе и сопроводительные письма, направляемые в адрес организаций и граждан, организационно-распорядительные документы суда, ответы на обращения граждан и юридических лиц, по вопросам организационной деятельности суда и иным вопросам, не относящимся к процессуальной деятельности. К служебным документам федерального суда общей юрисдикции относятся:

организационно-распорядительные документы суда (приказ либо распоряжение, утвержденные председателем соответствующего суда либо лицом, исполняющим его обязанности);

утверждаемые документы (положения, планы, акты, графики, повестки и протоколы совещаний у председателя (исполняющего обязанности председателя) суда);

докладные, служебные записки, заявления и иные документы непроцессуального характера, обусловленные необходимостью обеспечения служебной деятельности.

Основные требования к составлению и оформлению служебных

Служебные документы суда подлежат оформлению с соблюдением правил грамотности, краткости и четкости формулировок.

Служебные документы могут быть внутренними и исходящими, содержать запросы, сообщения, ответы на обращения граждан и организаций и так далее по вопросам организационной деятельности суда.

Служебные документы суда выводятся на печать посредством устройства, обеспечивающего вывод на печать на стандартных листах бумаги формата А4 в текстовом редакторе Microsoft Word или совместимом с ним формате с использованием шрифта Times New Roman черного цвета шрифтом 13 или 14 через 1 — 2 межстрочных интервала. При оформлении табличных материалов допускается использование шрифта 12 размера.

Каждый лист служебного документа суда должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами.

Служебные документы суда оформляются на бланках установленных видов либо без использования бланков и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Требования к оформлению бланков суда и организационно- распорядительных документов суда с изображением Государственного герба Российской Федерации установлены Инструкцией о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, оформления и размещения вывесок федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.03.2013 N 66.

Иные исходящие служебные документы суда могут быть оформлены на бланках суда без изображения Государственного герба Российской Федерации.

При изготовлении внутренних служебных документов суда бланки не используются.

При оформлении служебного документа суда на бланке суда второй и последующие листы выводятся без использования бланка.

Служебные документы суда должны иметь установленные реквизиты с соблюдением порядка и правил их расположения.

Наименование суда указывается в точном соответствии с законодательством Российской Федерации о его создании. При этом наименования районных судов тех городов, названия которых состоят из двух отдельных слов (Нижний Тагил), указываются полностью в именительном падеже, например: Дзержинский районный суд г. Нижний Тагил. В случае образования в составе суда постоянного судебного присутствия после наименования суда ниже указывается полное наименование постоянного судебного присутствия в точном соответствии с федеральным законом о его создании (образовании), например: Постоянное судебное присутствие в г. Гаджиево Мурманской области.

Справочные данные о суде включают: почтовый адрес в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, номер телефона, факса, электронной почты и иные необходимые сведения.

Реквизиты, перечисленные в пунктах 2.5.1 и 2.5.2, указываются на исходящих служебных документах суда в левом верхнем углу первого листа документа и входят в состав реквизитов бланка суда.

Наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, правила, акт и т.д.) должно соответствовать компетенции федерального суда общей юрисдикции и содержанию документируемого действия по организационным вопросам. Данный реквизит подлежит расположению по центру служебного документа суда.

Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения, датой протокола совещания — дата проведения совещания (принятия решения), датой акта — дата события.

Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка суда. Если служебный документ оформляется не на бланке суда, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

Дата служебного документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год (день, месяц — две пары арабских цифр; год — четыре арабских цифры). Например, дату 15 марта 2015 г . следует оформлять: 15.03.2015.

В текстах организационно-распорядительных документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом, например: 15 марта 2015 г . (Организационные документы, это уставы, положения, штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка. Распорядительные документы- приказы, распоряжения, решения).

Место составления (издания) документа указывают на приказах, распоряжениях, протоколах совещаний и актах. Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления (при написании употребляются только общепринятые сокращения).

Наименования адресатов в исходящих служебных документах суда указываются в правом верхнем углу первого листа документа.

Направляемые письма адресуются органам государственной власти или органам местного самоуправления, организациям (юридическим лицам) и общественным объединениям (далее — организации), структурным подразделениям организаций, должностным или физическим лицам.

В случае адресования письма организации, структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном падеже.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

При направлении документа в федеральные органы государственной власти почтовые адреса могут не указываться.

В остальных случаях почтовый адрес указывается полностью.

Если письмо имеет приложения, то об этом делается отметка. Указанная отметка печатается через один межстрочный интервал ниже текста письма от границы левого поля и включает в себя: краткое наименование прилагаемого документа, количество листов и количество экземпляров.

Отметка о наличии приложения, название которого указано в тексте письма, оформляется следующим образом:

При наличии нескольких приложений их нумеруют и указывают краткое наименование.

В том случае если приложение состоит из нескольких экземпляров, то указывается не общее количество листов во всех экземплярах, а количество листов, содержащихся в одном экземпляре.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Служебные документы суда по организационным вопросам подписываются председателем (исполняющим обязанности председателя) суда, заместителем председателя суда, иными уполномоченными работниками аппарата суда в соответствии с их полномочиями (далее — должностные лица).

Не допускается подписание документа с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. В случае отсутствия уполномоченного на подписание документа должностного лица документ подлежит подписанию лицом, исполняющим его обязанности, либо его заместителем (иным уполномоченным должностным лицом), на которых данные полномочия (обязанности) возложены приказом (распоряжением) председателя соответствующего суда, при этом допускается сокращенное наименование должности, например: «и.о. председателя суда, врио начальника отдела».

Дату подписания (утверждения) документа и при необходимости надпись «лично» и отметку о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.

В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ, запрещается. На документах, удостоверенных гербовой печатью суда, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

В случае необходимости согласование проекта документа со структурными подразделениями суда оформляется на отдельном листе согласования.

Согласование проекта документа может оформляться визой согласования документа, включающей в себя наименование должности визирующего документ, его подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

При наличии замечаний к документу их излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в суде, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из суда, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

На визовом экземпляре текст бланка не воспроизводится, на месте бланка проставляется дата подписания и регистрационный номер.

На документах, направляемых в органы государственной власти, проставляется отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков, тел. (000) 000 00 00.

К утверждаемым председателем (исполняющим обязанности председателя) суда по организации деятельности суда документам относятся положение, правила, порядок, регламент и так далее.

Положение принимается, если в нем устанавливаются связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к организационным вопросам деятельности суда, например: Положение о пропускном режиме в помещение суда.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения, например: Правила поведения в суде.

Порядок регламентирует процедуру проведения определенных действий организационного характера, например: Порядок ознакомления с материалами дела.

Регламентом регулируются вопросы внутренней организации и порядка деятельности суда по отдельным организационным вопросам деятельности, например: Регламент организации деятельности приемной суда.

slavgorodsky.alt.sudrf.ru

Арбитражный суд Поволжского округа

Правила оформления документов

III. Правила оформления документов

3.1. Основные требования к составлению и оформлению документов

(кроме судебных актов)

3.1.1. При подготовке исходящих документов суда следует руководствоваться требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.1.2. При подготовке документов (кроме судебных актов) необходимо соблюдать следующие правила:

  • документ изготавливается на бланках установленной формы;
  • документы объемом более одной страницы должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание;
  • в реквизитах исходящего документа-ответа указываются дата и номер документа, на который дается ответ;
  • документы подписываются должностными лицами в соответствии со своими полномочиями. В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ исполнен не на бланке руководителя), личная подпись и ее печатная расшифровка с указанием инициалов;
  • на оборотной стороне последнего листа оригинала и копий исходящего документа в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (кроме процессуальных документов и ответов на жалобы);
  • документ должен быть по возможности кратким, аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие его содержания.
  • 3.1.3. Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату с оригиналом подписи. Копия документа вместе с приложениями, заверенная специалистом по делопроизводству штампом «Копия верна», его подписью и ее расшифровкой, остается в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения.

    3.1.4 Документ, отправляемый за подписью руководителя структурного подразделения, регистрируется специалистом по делопроизводству в этом подразделении.

    Документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера, исходящих из суда документов. Копия документа хранится в подразделении в деле по номенклатуре.

    В ЭОС «Дело» руководитель подразделения делает отметку: «Исполнено. Снять с контроля».

    3.1.5. Специалист по делопроизводству судебного состава, подразделения оформляет документы и приложения к ним, обеспечивает своевременное поступление информации об исполнении и отправке документов в отдел делопроизводства для фиксации ее в компьютере и журналах установленной формы. Подготовленная к отправке корреспонденция передается в экспедицию в запечатанных конвертах с надписанным адресом.

    3.2. Основные требования к оформлению судебных актов

    3.2.1. Судебный акт оформляют на листе формата А4 (двусторонним режимом печати), шрифтом – Times New Roman, размер шрифта – 14 кегль, через 1,5 интервала; с четко обозначенными абзацами, равными 1,25 см (5 знаков). Поля: 30 мм – левое, 20 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее.

    При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковый номер страниц оформляют арабскими цифрами и помещают посередине верхнего поля листа.

    При распечатывании многостраничного судебного акта на листе с двух сторон, необходимо включать опцию «зеркальные поля», которая находятся в команде «файл» («параметры страницы»).

    В тексте судебного акта недопустимо произвольное использование подчеркивания, курсивного или полужирного выделения текста, а также использование интервалов для отделения текста и формирование красной строки с помощью пробелов.

    3.2.2. Реквизиты судебного акта «место составления» и «регистрационный номер» отделяются от заголовка двумя полуторными интервалами.

    При указании места составления судебного акта слово город сокращают и обозначают строчной буквой.

    В судебных актах проставляется регистрационный номер, присвоенный делу в суде первой инстанции. При указании номера дела необходимо писать само слово Дело (с прописной буквы), номер включает в себя – индекс суда, порядковый номер дела и через дробь год регистрации (указывается полностью): Дело № А65-4247/2007.

    3.2.3. При указании даты принятия судебного акта и далее в тексте документа слова год, годы в полной версии написания даты сокращают: 02 февраля 2005 г.

    При указании даты в сокращенном виде необходимо придерживаться единообразного написания, указывая день месяца, месяц, год. В этом случае дату оформляют в соответствии с требованиями пункта 3.4.2 настоящей Инструкции: дата месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Слово год после даты в сокращенном варианте не указывают: 27.09.2007.

    3.2.4. Текст судебного акта от реквизита «дата документа» отделяется двумя полуторными интервалами.

    3.2.5. При указании состава суда нужно придерживаться следующего образца:

    Федеральный арбитражный суд Поволжского округа в составе:

    председательствующего судьи ______________,

    судей ________________, ____________________,

    При этом судья докладчик по делу указывается после председательствующего судьи и, соответственно, вторым подписывает судебный акт.

    3.2.6. При указании лиц (с их полномочиями), присутствовавших в судебных заседаниях, следует придерживаться следующего образца:

    при участии представителей:

    истца (заявителя) – _____, юрисконсульт/директор/должностное лицо и т.д.

    (доверенность от ___________ № _________)

    ответчика – ____________, юрисконсульт/директор/должностное лицо и т.д.

    Если стороны дела присутствовали лично:

    истца (заявителя) – __________ (паспорт серия ____ № ________кем и когда

    ответчика – _________________ (паспорт серия ____ № ________кем и когда

    3.2.7. Описательная часть, после слова УСТАНОВИЛ, а также резолютивная часть, после слов ПОСТАНОВИЛ, ОПРЕДЕЛИЛ, начинаются со строчной буквы.

    3.2.8. При первом словоупотреблении и в резолютивной части документа краткие (сокращенные) наименования организаций указывают полностью. При необходимости сокращенного названия (большой объем документа, частота употребления, большое составное наименование) в описательной части указывают возможное сокращение.

    Не употребляют сокращения или аббревиатуры, не принятых в законе и не являющиеся общепринятыми в официально-деловой речи. Следует правильно указывать названия организаций и органов власти. Это касается как употребления прописных и строчных букв в названии, так и правильного сокращения.

    3.2.9. В первой ссылке на кодекс, закон, постановление и пр., название документа указывают полностью. При необходимости сокращенного названия указывают возможное сокращение.

    3.2.10. При указании абзацев, подпунктов, пунктов, статей, глав, частей не используют сокращения, типа: абз., подп., п., ст., гл., ч.

    3.2.11. В официальных документах РФ необходимо расписывать, например: Конституционный суд Российской Федерации.

    3.2.12. При ссылке на доверенность, письмо, постановление или иной документ сначала указывают дату (в сокращенном варианте), затем – номер, например: доверенность от 20.12.2004 № 854.

    3.2.13. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется в соответствии с пунктом 3.4.8 настоящей Инструкции.

    3.2.14. Реквизит судебного акта «подпись» отделяется от текста двумя полуторными интервалами.

    Если судебный акт принят коллегиально, то подписи печатаются через двойной интервал.

    3.3. Бланки документов

    3.3.1. Документы ФАС ПО оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

    Бланки документов изготавливают на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм).

    Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

  • 20 мм — левое;
  • 10 мм — правое;
  • 20 мм — верхнее;
  • 20 мм — нижнее.
  • При переписке между судебными составами и подразделениями бланки не используются.

    Для оформления сопроводительных писем, запросов и в некоторых других случаях могут применяться бланки-трафареты.

    3.3.2. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности.

    3.3.3. Бланки документов ФАС ПО подлежат учету. Изготовление бланков на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения председателя суда.

    3.3.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению.

    Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) председателя ФАС ПО. Соответствующие предложения вносятся начальником отдела делопроизводства ФАС ПО вместе с образцами предлагаемых бланков.

    3.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

    При подготовке организационно-распорядительных документов работники ФАС ПО обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

    3.4.1. Заголовок к тексту документа.

    Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чём?»: «О выделении. », «Об изменении. » и т.д.

    Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

    3.4.2. Дата документа.

    Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

    Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

    Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 04.03.2004. В тексте документа, содержащего ссылку на судебный акт или сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ написания даты: 04 марта 2004 года.

    3.4.3. Регистрационный номер документа.

    Реквизит «Регистрационный номер документа» – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входит порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом дела по номенклатуре.

    3.4.4 Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

    Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

    3.4.5. Адресование документа.

    При адресовании документа без указания должностного лица в организацию или ее структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже. Например:

    При направлении документа конкретному должностному лицу организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:

    Управление организационно-правового обеспечения

    Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

    При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

    объединения «Агропром»Е.А. Петровой

    При адресовании документа нескольким должностным лицам однородных организаций одной системы их должности указываются во множественном числе и обобщенно.

    При адресовании документа в несколько однородных организаций их также следует указывать обобщенно.

    При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

    Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденной постановлением Правительства от 15.04.2005 № 221.

    Исходящий документ не должен содержать более четырех адресатов; каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

    При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат.

    Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

    3.4.5. Утверждение документа.

    На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

    При оформлении документа на бланке наименование суда в грифе утверждения не пишется, например:

    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утвержденного документа.

    от 17.02.2008 № 22

    Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно длинной строки, например:

    Личная подпись Е.З. Васютин

    Резолюция включает в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

    В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

    Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

    На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

    Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

    3.4.7. Текст документа.

    Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

    Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

    Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.

    Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала.

    3.4.8. Оформление приложений к документу.

    Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

    2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

    Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

    В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

    от __________ № ___

    Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

    В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу первого листа приложения указывается наименование распорядительного документа, его дата и номер, например:

    Федерального арбитражного суда

    3.4.9. Подпись документа.

    Документы, направляемые в ВАС РФ, федеральные органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписывает председатель ФАС ПО или, по его поручению, заместитель председателя суда.

    Документы, направляемые сторонним организациям и гражданам, подписывается руководством суда, а также руководителями структурных подразделений и их заместителями в соответствии с их компетенцией, председателями судебных составов, судьями.

    В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

    Если должностное лицо, указанное в документе, отсутствует, документ подписывает исполняющий обязанности этого должностного лица или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (исправления «и.о.», «зам.» вносятся от руки или машинописным способом). Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

    При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, начиная с инициатора или координатора подготовки документа.

    Заместитель директора Заместитель директора

    по научной работе по научной работе

    Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей рангу занимаемой должности.

    В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

    Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

    Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

    Личная подпись А.С. Красавин

    Личная подпись О.И. Рысков

    3.4.10. Согласование проекта документа.

    Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

    Согласование проекта документа оформляется визой на документе или на отдельном листе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

    Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документы (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

    (подпись) Е.З. Васютин

    3.4.11. Отметка об исполнителе.

    Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

    На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке указывается фамилия основного исполнителя.

    3.4.12. Отметка об исполнении документа.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

    3.5. Порядок редактирования документов

    3.5.1. Все исходящие документы за подписью председателя суда и его заместителей, проекты распорядительных документов, постановлений президиума суда, судебных актов и другие документы, по указанию председателя суда, подлежат редактированию.

    3.5.2. Редакторская группа принимает проекты документов, оформленные на листе формата А4, размером шрифта – 14 кегль, через 2 интервала; поля не менее: 25 мм – левое, 15 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее. Печать односторонняя, без помарок и исправлений. Если документ имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы следует пронумеровать.

    3.5.3. Редактор вносит правку в текст. На проектах приказов виза редактором проставляется на листе согласования, на проектах постановлений и определений – в конце текста, на других документах – на оборотной стороне последнего листа документа в левом верхнем углу.

    3.5.4. При получении документа редактор учитывает его в журнале учета отредактированных документов (Приложение № 9) и указывает следующее:

  • номер заказа по порядку;
  • дату и время поступления заказа;
  • наименование материала;
  • фамилию заказчика;
  • количество листов;
  • дату и время проверки;
  • дату и время выдачи заказа.
  • 3.5.5. Проекты судебных актов редактору представляют судьи или, по его поручению, помощник судьи, другие документы – исполнителями, их подготовившими. Документ представленный на редакцию должен содержать отметку об исполнителе. Отметка размещается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа и включает в себя: Ф.И.О. исполнителя и номер его телефона.

    Документ возвращается с визой редактора. При необходимости редактор комментирует правку или согласовывает вопросы по тексту с судьей или помощником судьи.

    3.5.6. Тексты судебных актов с редакторской правкой хранятся у судей, а тексты приказов и других документов — в текущем делопроизводстве не менее 3-х месяцев.

    3.5.7. Редактор работает с документом не больше 3 рабочих дней. Для документов большого объема (свыше 10 страниц) руководство суда устанавливает особый порядок и сроки редактирования.

    3.5.8. Документы редактируются в порядке поступления на проверку. Эта очередность может быть изменена редактором по личной просьбе судьи или по указанию руководства суда в целях предотвращения нарушений процессуальных сроков. При одновременном поступлении большого количества разных документов в первую очередь редактируются судебные акты, полугодовые и годовые отчеты и документы к ним.

    В случае скопления большого числа документов и невозможности, в связи с этим, выполнить работу в установленные сроки и на должном уровне, возможна в порядке исключения замена редактирования вычиткой (т.е. исправлением лишь грамматических ошибок) с соответствующей записью об этом на последнем листе документа «вычитано».

    3.5.9. Замечания и предложения редактора должны обязательно учитываться, ошибки – исправляться. Исполнитель вправе не принять предложение редактора, касающееся стилистики, если считает, что при этом существенно искажается смысл высказывания. Разрешение спорных ситуаций возможно только при участии руководства суда.

    3.6. Документальное оформление работы

    Президиума Федерального арбитражного суда Поволжского округа

    3.6.1. Делопроизводство, связанное с документальным оформлением организации и проведения заседаний Президиума ФАС ПО (далее – Президиум), осуществляется секретариатом председателя суда.

    Организационное и информационное обеспечение Президиума возлагается на секретариат председателя суда ФАС ПО.

    3.6.2. Секретариат организует работу по подготовке материалов к рассмотрению на заседания Президиума, изготовлению копий постановлений Президиума, а также выполняет иную организационную работу, необходимую для проведения заседаний Президиума.

    3.6.3. Секретарем Президиума является начальник секретариата суда.

  • заблаговременно уведомляет членов Президиума и приглашенных лиц о времени созыва Президиума и вопросах, выносимых на его рассмотрение;
  • организует работу по подготовке материалов к рассмотрению на заседание Президиума, их размножение и рассылку членам Президиума и приглашенным лицам;
  • ведет протокол заседания Президиума, подписывает его и несет ответственность за достоверность его содержания;
  • выполняет иную работу, необходимую для организации работы Президиума.
  • 3.6.4. Вопросы, предлагаемые к вынесению на рассмотрение Президиума, оформляются докладными записками лиц, ответственных за подготовку вопросов, в которых излагаются сущность и обоснование представленного на рассмотрение Президиума вопроса. Вносятся предложения и сведения о согласовании проектов документов и об оставшихся по ним разногласиям. К материалам, представляемым на заседание Президиума, должен прилагаться проект постановления Президиума по конкретно поставленному вопросу.

    Проект постановления Президиума и другие документы, представленные к обсуждению на заседании Президиума, передаются исполнителями в секретариат председателя суда не позднее, чем за пять дней до заседания Президиума под расписку в журнале учета, который ведется специалистами секретариата.

    Материалы по вопросам судебной практики для рассмотрения Президиумом передаются в отдел обобщения ФАС ПО, который готовит необходимую информацию по вопросам, выносимым на рассмотрение Президиума.

    3.6.5. Работники секретариата председателя суда в сроки, обеспечивающие возможность участия в заседании, представляют повестку заседаний Президиума и копии необходимых документов членам Президиума.

    Иные лица, участие которых в заседании Президиума председательствующим признано необходимым, извещаются работниками секретариата заблаговременно. На заседании Президиума секретарь ведет протокол, который подписывает председатель ФАС ПО и секретарь Президиума не позднее 5 дней после окончания заседания.

    В протоколе должно быть отражено:

    • время и место заседания, сведения о присутствующих членах Президиума и других лицах, приглашенных на заседание;
    • перечень вопросов, включенных в повестку дня с указанием докладчиков;
    • краткое содержание выступлений и предложений лиц, принявших участие в обсуждении вопросов повестки дня, вопросы заданные докладчику и ответы на них;
    • действия Президиума в том порядке, в котором они имели место быть, их результаты;
    • вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования;
    • формулировки решений, принятых Президиумом.
    • Протокол хранится в деле по номенклатуре.

      3.6.6. Решения, принимаемые Президиумом, оформляются постановлениями Президиума и подписываются председателем ФАС ПО. На основании постановления Президиума могут быть изданы приказы и распоряжения по вопросам организации работы суда.

      Контроль за выполнением поручений Президиума по рассматриваемым вопросам, а также указаний и решений, принятых председательствующим в ходе заседания Президиума, осуществляется секретарем Президиума.

      Доработка, а также редакционная правка текста принятых Президиумом постановлений, не влияющими на их существо, производятся соответственно исполнителем и секретарем Президиума в 5-дневный либо иной установленный Президиумом срок.

      3.6.7. По указанию председательствующего на заседании постановления Президиума и другие документы, рассмотренные на заседании, тиражируются секретарем Президиума и работниками отдела делопроизводства в необходимом количестве экземпляров для передачи судьям, работникам суда, рассылки в другие суды.

      faspo.arbitr.ru