Полезные статьи

Принципы экспертизы и критерии ценности документов

Критерии оценки документов

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Из определения экспертизы ценности документов следует, что основой ее проведения являются определенные критерии, т.е. признаки документов, позволяющие судить об их важности. Такими критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критериями оценки происхождения документов являются:

  • роль и место организации, в деятельности которой появились и использовались документы;
  • важность выполняемых организацией функций;
  • время и место образования документов.
  • Критерии оценки содержания — это:

    • значимость события или событий, отраженных в документах;
    • значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах;
    • целевое назначение, вид и разновидность документа.

    Критерии оценки внешних особенностей документа — это:

  • юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей);
  • особенности передачи текста;
  • материальный носитель документа и его физическое состояние.
  • Рассмотрим некоторые критерии.

    Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы

    В процессе развития общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, учебные, общественные и другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью учреждения или организации в системе управления, экономике, науки и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений и организаций, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

    Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес.

    Время и место образования документов

    Эти факторы играют существенную роль при экспертизе документов определенных исторических периодов. Каждый период знаменателен какими-либо событиями. Для их изучения очень важны документы, образовавшиеся на месте и во время происхождения события, явления. По этой причине понятия «время происхождения документа» и «место происхождения документа» тесно взаимосвязаны.

    Применение этого критерия важно не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов отдельных организаций и предприятий. В их деятельности также есть периоды, имеющие большое значение: создание, реорганизация, изменение функций, выполнение особых заданий и т.д. Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внимания при их оценке.

    Значение информации, содержащейся в документах

    В общем массиве документации имеются документы, отражающие важнейшие направления деятельности организации, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы.

    К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений или организаций в целом, а также их структурных подразделений, относится организационно-распорядительная документация организаций и некоторые документы вышестоящих органов. Многие из таких документов имеют постоянный срок хранения.

    Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет.

    Кроме того, отдельную группу составляют документы по личному составу, которые должны храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно).

    Юридическая сила документа

    Юридическую силу имеют главным образом полностью оформленные подлинники документов. Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформленных реквизитов. Поэтому очень важно правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.

    При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам» в том числе и на копиях документов, так как они часто дополняют содержание. Пометы могут быть интересны и своим авторством.

    Физическое состояние документа

    Этот критерий применяется в отдельных случаях. К сильно поврежденному документу может быть присоединена его копия. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

    www.grandars.ru

    Критерии экспертизы ценности

    МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

    К самостоятельному изучению

    МОДУЛЬ 2 Государственная архивная служба и государственные архивы

    ТЕМА 3. Экспертиза ценности документов

    Практическая работа 2

    ТЕМА 3.1. Экспертиза ценности документов на основе критериев

    ВАША ЦЕЛЬ: Изучить методику проведения экспертизы ценности документов на основе критериев.

    ВАША ЗАДАЧА: Провести экспертизу ценности документов фондов учреждений или фондов личного происхождения.

    ЗАДАНИЕ:

    1. В тетради для практических работ выполнить все практические задания.

    2. В тетради для контрольных работ выполнить тесты и ответить на контрольные вопросы.

    Понятие об экспертизе ценности документов.

    Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

    Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в XIV-XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в ХХ веке.

    Итогом экспертизы ценности документов является комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны полноценными документами. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, подлежащих концентрации в государственных архивах.

    Задачи экспертизы ценности документов.

    · Cформулируйте задачи экспертизы ценности документов:

    Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

    в ведомственном и государственном архивах.

    · Кратко охарактеризуйте каждый этап:

    Критерии экспертизы ценности

    Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

    Все критерии могут быть классифицированы по трем большим группам:

    — критерии оценки происхождения документов;

    — критерии содержания документов;

    — критерии внешних особенностей документов.

    К группе критериев происхождения отнесены следующие критерии:

    — значение учреждения или лица в жизни общества;

    — значимость события (явлений, предмета), отраженного в документах;

    К группе критериев содержания отнесены следующие критерии:

    — значение имеющейся в документе информации;

    — повторяемость документной информации;

    — целевое назначение документа;

    — вид и разновидность документа.

    К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

    — наличие резолюций, виз, помет на документе;

    -внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, (в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документа).

    · Раскройте значение каждого критерия ЭЦД:

    “Значение учреждения или лица в жизни общества” –

    Критерий значения событий –

    Критерий времени образования документов —

    Критерий места образования документов –

    Значение информации документов –

    Резолюции, визы, пометы —

    Художественные, палеографические, языковые и другие особенности –

    · Назовите виды и формы повторяемости информации.

    · Как оформляются результаты ЭЦД?

    Дата добавления: 2015-08-05 ; просмотров: 12 ; Нарушение авторских прав

    lektsii.com

    3.1. Принципы и критерии ценности документов

    3.1.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

    3.1.1.1. К критериям происхождения относятся:

    — роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

    — время и место образования документов.

    3.1.1.2. К критериям содержания относятся:

    — значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;

    — значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

    3.1.1.3. К критериям внешних особенностей документа относятся:

    — юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

    — наличие резолюций, помет;

    — особенности передачи текста;

    — особенности материальной основы документа;

    — особенности физического состояния документа.

    Нормативно — методическая основа проведения экспертизы ценности документов

    3.1.2. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно — методическими документами, утвержденными Главархивом СССР и другими учреждениями государственной архивной службы СССР.

    3.1.3. Состав документов, включаемых в состав ГАФ СССР и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием сроков их хранения.

    В этих целях составляются типовые и ведомственные (отраслевые) перечни.

    Типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и типовые перечни документов с указанием сроков хранения составляются и утверждаются Главархивом СССР. На основе этих перечней союзные, союзно — республиканские и республиканские (при отсутствии союзных) министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и утверждают их совместно с Главархивом СССР или Главархивом соответствующей союзной республики.

    www.zakonprost.ru

    Принципы экспертизы и критерии ценности документов

    Экспертиза ценности документов по личному составу и отбор их на государственное хранение осуществляется на основе типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.

    Однако необходимо отметить, что к достаточному количеству документов по личному составу, имеющих долговременный срок хранения, в перечнях проставлена отметка «ЭПК». Отметка означает, что часть этих документов может иметь научно-историческое, социально-демографическое значение и в установленном порядке должна быть передана на государственное хранение. К данной категории документов относятся: приказы по личному составу, лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, характеристики, документы по расследованию несчастных случаев, профессиональных заболеваний, отравлений, протоколы заседаний аттестационных комиссий, нотариальные документы; особую группу документов представляют личные дела.

    Основными критериями оценки и отбора документов по личному составу на государственное хранение, учитывая их использование в качестве научно-исторического, социально-демографического, генеалогического, историко-биогра-фического, историко-политического источника информации, являются:

    – роль и значение деятельности лица, на которое заведены документы, для жизни общества, государства, его вклад в развитие науки, культуры, политики и других областей деятельности;

    – информационная значимость документа, т.е. полнота отражения в нем сведений о научной, производственной, общественной, творческой деятельности человека;

    – юридическая достоверность документа.

    Для ряда документов, отнесенных к группе личных дел, существуют специфические критерии экспертизы ценности, в частности, для историй болезней, судебно-следственных дел.

    Существуют различные методы экспертной оценки документов. Основным методом ее проведения является метод комплексного применения критериев экспертизы ценности. Информационный метод базируется на изучении повторения информации в различных группах и видах документов и позволяет определить целесообразность приема на государственное хранение тех или иных документов. Для документов по личному составу с отметкой «ЭПК» целесообразен метод выборочного отбора документов. Особо необходимо отметить важность исторического подхода в применении критериев: это обусловлено постоянным изменением форм документирования, объемом информационной насыщенности документов.

    Проведение внутренней экспертизы дел, в основном, направлено на ограничение приема в государственные архивы документов с повторяющейся и несущественной информацией.

    При проведении экспертизы ценности дел необходимо соблюдать правило: отбор дел осуществляется путем их полистного просмотра; отбор дел по их заголовкам в описях дел или на обложках не допускается.

    2.2. Отбор на государственное хранение документов по личному составу с отметкой «ЭПК»

    Отметку «ЭПК» имеютприказы по личному составу, личные карточки, лицевые счета.Для данной категории документов основным критерием экспертизы ценности и отбора их на государственное хранение является значение и роль конкретного лица в какой-либо сфере деятельности. При этом необходимо учитывать уровень информативности документов, а также повторяемость информации в них. Однако, основным условием приема на государственное хранение приказа, личной карточки или лицевого счета конкретного лица является отсутствие его личного дела или неполной о нем информации в составе документов личного дела.

    Отбор на государственное хранение документов конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность работников, не имеющих личных дел, протоколов заседаний, постановлений аттестационных, квалификационных комиссий, а также трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений, не вошедших в состав личных дел, и характеристик работников, не имеющих личных дел, происходит на основе критериев значения, роли лица в той или иной области деятельности и информационной значимости документов.

    Особую группу дел по личному составу составляют личные дела. Особенность документов, входящих с состав личных дел, состоит в том, что они позволяют проводить изучение сведений не только биографического характера, но и истории учреждений, организаций. Одновременно документы личных дел могут содержать информацию, характеризующую особенности различных периодов в истории страны, имеющую значение для проведения социальных, историко-демо-графических исследований.

    Критериями отбора личных дел являются:

    – характер личных заслуг;

    – служебное положение лица;

    – полнота информации о лице в составе документов личного дела.

    К категории личных дел, отвечающих данным критериям оценки и подлежащих государственному хранению, отнесены дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания.

    Однако с точки зрения социально-демографических, историко-биографиче-ских исследований могут представлять интерес личные дела работников массовых профессий, дела безработных, дела пострадавших, учащихся, студентов, аспирантов; дела членов общественно-политических организаций; личные дела усыновленных детей.

    При проведении отбора на государственное хранение личных дел работников массовых профессий целесообразно использовать метод выборки, опираясь на хронологический критерий, то есть прием дел осуществлять через каждые 5–10 лет.

    Хронологический критерий и метод видового выборочного приема целесообразно также использовать для отбора на государственное хранение регистрационных дел безработных и личных дел пострадавших, формирование которых осуществляется в Фонде занятости населения и Фонде социального страхования соответственно.

    Экспертиза ценности личных дел студентов и учащихся, а также личных дел усыновленных детей 1 заключается в отборе на государственное хранение дел лиц, получивших впоследствии известность и признание в тех или иных областях общественной, политической, научной, культурной деятельности.

    Отбор личных дел руководителей и членов общественно-политических организаций производится в зависимости от масштаба и характера деятельности организации.

    Специфические критерии оценки и отбора документов на государственное хранение, отнесенных к категории личных дел, имеет медицинская документация (истории болезней) и судебно-следственные дела.

    Перечнем документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР (М., 1974 г.), действующим до настоящего времени, на государственное хранение рекомендуется отбирать карты и истории болезней, в которых содержится:

    – описание неизвестного науке заболевания или заболевания с особо резкими патологическими отклонениями;

    – описание новых эффективных методов лечения;

    – сведения о лечении больных особо опасными инфекциями;

    – медицинские записи о лечении выдающихся государственных и общественно-политических деятелей, защитников отечества, героев труда, деятелей науки и культуры;

    – медицинские записи, произведенные выдающимися деятелями медицины.

    Порядок и методика отбора на государственное хранение судебных дел установлены Инструкцией «О порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции», утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации от 04.11.1999 № 137 и согласованной Федеральной архивной службы России 29.10.1999.

    2.3. Организация проведения экспертизы ценности документов по личному составу с отметкой «ЭПК»

    Экспертиза ценности документов по личному составу с отметкой «ЭПК» проводится по истечении срока их хранения. Экспертиза проводится как в самой организации, осуществляющей хранение документов, образующихся в ее деятельности, так и в государственном архиве, в который поступили документы по личному составу в связи с ликвидацией организации.

    Отбор документов на постоянное хранение проводится в соответствии с критериями экспертизы ценности документов по личному составу.

    В государственном архиве, осуществляющем хранение документов ликвидированных организаций, экспертиза ценности проводится в отношении всех дел и документов, сроки хранения которых истекли.

    Для упрощения процедуры экспертизы ценности документов в организациях можно использовать метод выборочного отбора. Этот метод применим для отбора на государственное хранение личных дел работников массовых профессий. Рекомендуется в государственных архивах составить в отраслевом разрезе перечень организаций, предприятий из состава источников комплектования государственных архивов, от которых возможен прием личных дел работников массовых профессий на государственное хранение. Для составления перечня использовать метод группового выборочного приема по каждой из представленных в списке отраслей. Критерием выбора организации является масштабность ее деятельности.

    На документы, отобранные в ходе экспертизы на постоянное хранение, составляется опись дел по личному составу постоянного срока хранения. Описи дел по личному составу постоянного хранения, составленные по результатам экспертизы документов, как в государственном архиве, так и в организации, представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЦЭПМК) Архивного комитета.

    Документы, не подлежащие постоянному хранению и с истекшими сроками, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Уничтожение документов производится в установленном порядке.

    1 Полномочия опеки и попечительства переданы в ведение органов местного самоуправления

    spbarchives.ru

    Принципы и критерии оценки ценности документов

    При отборе материалов с целью помещения ее в различные архивы существуют особые параметры, по которым определяется ценность отбираемых бумаг. Задачами экспертизы в таком случае являются:

    1. Определение состава документации соответствующего архивного фонда.
    2. Установление срока хранения. Такие задачи решаются изучением справочных материалов и распределением их на соответствующие группы для долговременного, кратковременного либо временно хранения.
    3. Выяснение степени сохранности ценных бумаг и восполнение архивного фонда в случае утраты каких-либо материалов.

    Экспертиза документов

    Документация подвергается экспертизе ценности и во многих других случаях. Ведомственные и государственные архивы рассматривают бумаги в связи с необходимостью публикации некоторых материалов, при создании различных справочников, путеводителей, каталогов, при отборе для микрофильмирования, при передаче дел из одного архивного фонда в другой.

    Также такие экспертные работы проводятся при покупке документов или при передаче музейным фондам.

    Весь объем сведений, передаваемый государственным фондам, требует тщательной проверки, так как часто восполнить его после потери многих ценных бумаг уже не представляется возможным. Но также нельзя и оставлять на хранение существенный объем второстепенной маловажной документации. Особенно это актуально сейчас при появлении большого количества различных предприятий, организаций и учреждений, занимающихся самыми разнообразными видами деятельности.

    Принципы отбора

    Проблема выбора и определения оптимального объема документации, передаваемой в архивные фонды – это задача, требующая решения не только архивистами, но и специалистами из других областей деятельности. Принципы, по которым ценные бумаги предаются в государственные архивные фонды, следующие: историзм, целостность, системность.

    На основе таких положений и разработана система критериев, определяющих ценность. Ориентирами выступают признаки, по которым и определяют ценность того или иного документа. Они не являются статичными, на протяжении всей истории — неоднократно изменялись, подстраиваясь под потребности общества.

    Классификация критериев

    Критерии оценки могут подразделяться в зависимости от:

    Происхождения: место и время создания того или иного материала; значение в жизни общества; функционально-целевое назначение с учётом типового характера и роли.

    Содержания: значимость информации; вид документа; повторение информации в других источниках.

    Внешних особенностей: физическое состояние; форма передачи и фиксирования, оформления, удостоверения документа.

    При Федеральном архиве работает специальная комиссия ЦЭПК для осуществления экспертно-проверочной работы. Полномочия такой службы следующие:

  • решения об отборе, уничтожении, определении сроков хранения;
  • определение бумаг, подлежащих хранению в Архивных фондах Российской Федерации;
  • организация отбора и передачи материалов на хранение.
  • Также всегда учитывается такой фактор, как заполнение архивного фонда и полнота сохранности. Немаловажную роль играют и такие как юридическая сила, автобиографичность, художественные особенности, языковые и палеографические свойства, физическое сохранение. Однако перечисленные критерии не всегда действуют с одинаковой силой. Это объясняется многими факторами, которые зависят от времени и характера происхождения, содержания и других специфических особенностей документации.

    orbrm.ru