Полезные статьи

Приказом по унифицированной форме n т-1

Приказы: форма, нумерация, исправления

Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

Форма приказа

Приказ по личному составу правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Особенность приказов по личному составу их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:

  • о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
  • о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
  • о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
  • о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
  • о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
  • о поощрении (Т-11, Т-11а).
  • К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».

    Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы:

    • о поручении дополнительной работы (совмещении);
    • об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);
    • о переносе отпуска или его продлении;
    • об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;
    • о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;
    • об установлении надбавки к окладу;
    • об изменении персональных данных работника;
    • о присвоении разрядов, классности;
    • о направлении работника на курсы повышения квалификации.
    • Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).

      Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором в унифицированной системе первичной учетной документации.

      Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

      Внесение исправлений в приказ

      Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

      Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

      При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

      Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

      Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

      Нумерация приказов

      Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

      Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.

      К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы «рп», например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква «р», например N 153-р.

      Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.

      В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

      В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:

    • «п» приказы о приеме на работу;
    • «пр» приказы о приеме на работу рабочих;
    • «пс» о приеме специалистов (ИТР);
    • «к» командировки;
    • «вк» внутренние командировки;
    • «зк» загранкомандировки;
    • «мк» местные командировки;
    • «отд» отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);
    • «отк» отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения 5 лет) и т.д.
    • Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: «Так должно быть везде, потому что так есть у нас». Вариантов много выбирайте любой!

      Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

      1. Худяков А.И. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. 2011. N 2. С. 180 172.
      2. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с.
      3. Стенюков М.В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003.
      4. Калачева С.А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002.Источник: «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, №3

      «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, №3

      Делопроизводство

      Приказ о приеме на работу по совместительству

      Порядок оформления распоряжения о приёме сотрудника по совместительству (внешнему либо внутреннему) должен соответствовать унифицированной и закреплённой законом форме.

      Работника обязаны ознакомить с текстом приказа под роспись в установленный российским законодательством срок.

      Нормативная база

      Каждый гражданин при устройстве на работу должен быть оформлен официально.

      Трудовой договор и приказ о найме – это самые необходимые документы, без которых новый сотрудник не может приступить к трудовой деятельности.

      Ниже представлена нормативная база, регулирующая деятельность по совместительству.

      Скачать текст указанных документов можно здесь:

      Распоряжение может быть издано только после фактически оформленного и подписанного обеими сторонами договора по форме № Т-1, закреплённой в Постановлении Госкомстата РФ № 1 от 5.01.2004 года, а также должно содержать ссылку на заключённый договор.

      При найме нескольких сотрудников форма приказа – № Т-1а.

      Следует знать, что с 2013 года применение унифицированных форм приказа — не обязательное условие их составления.

      Документ может быть составлен и в произвольной форме.

      Бланки форм можно скачать тут:

      Как правильно составить документ?

      Этапы оформления на работу совместителя:

    • написание заявления от будущего сотрудника о приёме на должность;
    • предоставление необходимых документов (удостоверяющих личность, об образовании и других, если это необходимо);
    • ознакомление с локальными нормативными актами предприятия;
    • подписание трудового договора совместителя, его регистрация;
    • издание распоряжения о найме сотрудника;
    • регистрирование приказа в журнале регистрации распоряжений;
    • ознакомление сотрудника с приказом под роспись (ст. 68 ТК РФ);
    • оформление личной карточки и иных документов.
    • Для того чтобы составить приказ, необходим подписанный трудовой договор.

      После регистрации договора и передачи его второго экземпляра сотруднику составляется распоряжение.

      Можно ли оформить внешнее совместительство на полную ставку? Узнайте тут.

      В соответствии со стандартными закреплёнными законом формами, приказ о найме по совместительству должен содержать следующие пункты:

    • наименование предприятия и его структурного подразделения;
    • код организации;
    • код распоряжения о приёме на должность;
    • ФИО сотрудника;
    • занимаемую должность;
    • табельный номер;
    • сроки действия трудового договора;
    • обязательно указание характера работы «по совместительству»;
    • продолжительность испытательного срока (если он имеется);
    • иные условия и особенности приёма.

    Согласно ст. 68 ТК РФ, ознакомление сотрудника с приказом о найме необходимо осуществить в течение трёх дней с начала его фактической трудовой деятельности.

    Работник должен будет поставить свою подпись и дату ознакомления непосредственно в данном документе.

    При подписании бессрочного договора о найме соответствующая графа унифицированной формы может не заполняться.

    Для внутреннего совместительства

    Совместительство двух должностей на одном предприятии или у одного работодателя называется внутренним.

    Приказ должен содержать условия, прописанные в трудовом договоре при найме.

    В графе «характер работы» указывается «по совместительству» либо «по внутреннему совместительству», другие пункты должны соответствовать стандартной форме.

    Это вы можете увидеть на образце:

    Образец приказа о приеме внутреннего совместителя

    ВАЖНО: Иногда вместо издания приказа о совместительстве должностей составляется распоряжение о совмещении, которые довольно часто путают между собой — это неверно.

    Совмещение позволяет выполнять работу в дополнительной должности, при этом без прекращения основных трудовых обязанностей по главной профессии.

    Совместительство отличается от совмещения по следующим критериям:

  • нормативная база, регулирующая совмещение – ст. 60.2 и 151 ТК РФ, а регулирующая совместительство – ст. 60.1, 282–288 ТК РФ;
  • при совместительстве необходимо подписание отдельного трудового договора, тогда как совмещение требует лишь наличие письменного согласия сотрудника и издания дополнительного соглашения, которое прикрепляют к имеющемуся договору;
  • работа при совмещении происходит в течение всего рабочего дня без прекращения основных обязанностей, при совместительстве законом установлено ограничение до 4 часов в сутки.
  • Для внешнего совместительства

    Внешним совместительством называется осуществление трудовой деятельности в свободное от основной работы время при трудоустройстве у другого работодателя.

    Таким образом, один гражданин работает на двух разных предприятиях у двух работодателей как в различных должностях, так и в одинаковых.

    В графе «характер работы» должно указываться «по совместительству» либо «по внешнему совместительству», остальные пункты соответствуют стандартной форме.

    Пример:

    Гражданка Петрова работает продавцом в продуктовом магазине с графиком 2/2. Если она устроится на должность уборщицы в том же магазине, чтобы протирать полы в выходные дни, такое совместительство будет внутренним. Если же гражданка Петрова займёт должность уборщицы в другом магазине с трудовым графиком в свободное от работы продавцом время, это будет рассматриваться как внешнее совместительство.

    С образцом приказа о приёме на работу по совместительству внешнему можно ознакомиться здесь:

    Образец приказа о приеме внешнего совместителя

    Кто подписывает?

    Приказ заверяется подписью работодателя (руководителя предприятия либо доверенного лица).

    Также после издания и регистрации распоряжения Трудовой кодекс РФ предписывает ознакомить сотрудника с текстом приказа в трёхдневный срок с момента официальной рабочей деятельности, обязательно под роспись и с указанием даты.

    Подробнее о том, чем отличается совместительство от совмещения должностей, можно узнать здесь.

    Как осуществляется снятие доплаты за совмещение должностей? Смотрите тут.

    Более целесообразно снимать несколько копий с заверенного и подписанного приказа о найме сотрудника:

  • один экземпляр прилагается к личному делу;
  • другой – передаётся бухгалтерии;
  • ещё один – для работника (если требуется).
  • При найме по совместительству возможно установление испытательного срока, который фиксируется и в заключённом договоре, и в приказе о найме.

    Однако при оформлении сотрудника для двухмесячной работы и на меньшее время испытательный срок не назначается.

    После выхода приказа отдел кадров должен завести работнику личную карточку по фиксированной форме и присвоить ему табельный номер (даже при условии, что совместительство внутреннее).

    Распоряжение о приёме сотрудника по совместительству составляется сразу после заключения договора (не позже трёх суток с момента выхода сотрудника на работу).

    Договор подписывается на неопределённый срок либо может быть срочным (до пяти лет, согласно ст. 58 ТК РФ).

    Особенности ознакомления работника

    Статья 68 Трудового кодекса обязывает работодателя ознакомить своего работника по совместительству под роспись с приказом в течение первых трёх дней с начала выхода в дополнительной должности.

    Приказ должен обязательно содержать подпись сотрудника, подтверждающую факт ознакомления с текстом документа.

    Приказ о приёме на должность сотрудника по совместительству должен оформляться в соответствии с российским законодательством, обязательно под роспись и в конкретные сроки, указанные Трудовым Rодексом.

    kadriruem.ru

    Имеет ли организация право принять на работу на полную ставку студента очного отделения?

    Студент обучается на дневном отделении и хочет параллельно работать.

    Имеет ли право организация принять данного студента на работу на полную ставку, если рабочее и учебное время совпадают? Если да, то какие документы необходимо оформить при приеме на работу? Какие гарантии предоставляются работникам-студентам?

    Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

    Организация имеет право принять студента, обучающегося по очной форме, на работу на полную ставку.

    Трудовое законодательство не содержит запрета на совмещение работы и обучения по очной форме. Согласно части первой ст. 2 ТК РФ одним из принципов правового регулирования трудовых отношений является свобода труда, включая право на труд, который каждый свободно выбирает или на который свободно соглашается. Дискриминация в сфере труда запрещена. Каждый имеет равные возможности для реализации своих трудовых прав. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества независимо от обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника. Право на труд может быть ограничено только федеральным законом (ст. 3 ТК РФ).

    При приеме на работу, прежде всего, заключается трудовой договор, который должен содержать все существенные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ. К ним относятся: место работы, трудовая функция, дата начала работы (дата окончания, если заключается срочный договор), условия оплаты труда, режим рабочего времени (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя), компенсации за особый характер работы, условия, определяющие характер работы, условия об обязательном социальном страховании работника и другие условия, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

    Обратите внимание, что если режим работы студента будет отличаться от режима работы других сотрудников, то он в обязательном порядке должен быть отражен в трудовом договоре (часть вторая ст. 57 ТК РФ). Режим рабочего времени согласно ст. 100 ТК РФ должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней.

    Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора; содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора (часть первая ст. 68 ТК РФ). Приказ о приеме на работу составляется по унифицированной форме N Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

    Согласно части второй ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

    Если студент принимается на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем (часть четвертая ст. 65 ТК РФ). Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил), следовательно, сам бланк трудовой книжки предоставляется работодателем. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение (п. 47 Правил).

    Кроме того, принимая на работу студента пятого курса, обучающегося по очной форме, необходимо учитывать, что ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», а также ст.ст. 173-177 ТК РФ для лиц, совмещающих работу с обучением, предусмотрены дополнительные гарантии. Так, согласно части второй ст. 173 ТК РФ работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с работой, для прохождения промежуточной аттестации — 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — четыре месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов — один месяц. Причем частью первой ст. 287 ТК РФ установлено, что такие гарантии и компенсации предоставляются работодателем именно по основному месту работы при получении образования соответствующего уровня впервые (часть первая ст. 177 ТК РФ).

    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    www.bashinform.ru

    Кадровое делопроизводство: журналы учета

    «Кадровый вопрос», 2011, N 1

    КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: ЖУРНАЛЫ УЧЕТА

    Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном материале.

    Журналы учета приема, перевода, увольнения работников

    Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.

    Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме (см. ниже).

    │ Начат «__» _________ 20__ г. │

    │ Окончен «__» _________ 20__ г. │

    С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

    Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.

    Форма подачи таких сведений следующая:

    Лицо, ответственное за ведение журнала

    должность фамилия, имя, отчество

    Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

    1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

    2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:

    В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

    и скреплено печатью ____________________________ листов

    Начальник отдела кадров ____________________________

    «__» _____________ 20__ г.

    Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.

    Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.

    Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

    Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:

    Исправлено в графе 6

    (подпись) (расшифровка подписи)

    Если графа «Примечание» в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись N ______ в графе N _______ недействительна»), и указываются новые сведения.

    Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

    Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

    Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

    В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

    Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 г., установлены следующие сроки хранения:

    Книги, журналы приема, перемещения (перевода), увольнения
    работников

    Журнал учета приема работников:

    Дата
    поступления
    на работу

    Трудовой
    договор,
    приказ о
    приеме
    (дата,
    номер)

    Тищенко
    Ольга
    Николаевна

    Трудовой
    договор от
    13.09.2010
    N 75-ТД,
    Приказ от
    13.09.2010
    N 56-ок

    Корнев
    Владимир
    Алексеевич

    Трудовой
    договор от
    20.09.2010
    N 76-ТД,
    Приказ от
    12.09.2010
    N 57-ок

    Журнал учета перевода работников:

    Лещев
    Евгений
    Сергеевич

    Иващенко
    Сергей
    Иванович

    Журнал учета увольнения работников:

    Кузьмичев
    Анатолий
    Сергеевич

    Трудовой
    договор от
    11.04.2008
    N 64-ТД,
    Приказ от
    12.08.2010
    N 58-ок

    Авдеева
    Ирина
    Николаевна

    Трудовой
    договор от
    22.11.2008
    N 32-ТД,
    Приказ от
    03.08.2010
    N 59-ок

    Журнал учета приказов о предоставлении отпусков

    и командировании работников

    Для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами, применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

    При оформлении форм приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику в них указываются:

    — регистрационный номер документа;

    — дата составления документа;

    — фамилия, имя, отчество работника(ов), его (их) табельный номер;

    — наименование структурного подразделения;

    — должность (специальность, профессия);

    — продолжительность и дата начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска (в календарных днях);

    — в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ), иными федеральными законами, локальными нормативными актами, продолжительность и дата начала и окончания ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы и других;

    — общая продолжительность отпуска (в календарных днях).

    Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.

    Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (абз. 3 ст. 123 ТК РФ).

    Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете.

    Печать на приказе (распоряжении) не ставится.

    Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).

    Заранее производится оплата отпуска, при этом не позднее чем за три дня до его начала.

    Организации могут использовать формы журналов как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

    В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.

    Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.

    Журнал учета приказов о предоставлении отпусков работникам:

    Номер и дата
    приказа

    Период, за который
    предоставлен отпуск

    Дата начала и
    окончания отпуска

    Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку применяется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а), утвержденные Постановлением N 1.

    Так же, как и предыдущие, эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма N Т-10а).

    В приказе должны быть указаны:

    — фамилия и инициалы командируемого работника;

    — должность (специальность или профессия) командируемого лица;

    — место, время командировки и ее цель.

    При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

    Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.

    Журнал учета приказов о командировании работников:

    Дата и N
    служебного
    задания

    Фамилия, имя,
    отчество
    командируемого
    работника

    Срок
    командировки
    (дней, не
    считая
    времени
    нахождения
    в пути)

    Журнал учета приказов по личному составу

    (других кадровых приказов)

    Вначале напомним, что издание распорядительных документов по личному составу обязательно:

    — при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;

    — при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;

    — при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;

    — в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;

    — при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;

    — при предоставлении отпуска;

    — при перемене фамилии и в других случаях.

    Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы:

    — приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1, индивидуальная);

    — приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а, сводная);

    — приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5);

    — приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а, сводная);

    — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6);

    — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а, сводная);

    — приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма N Т-8);

    — приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма N Т-8а, сводная);

    — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);

    — приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а, сводная);

    — приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11);

    — приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а, сводная).

    Особенность оформления данных приказов (распоряжений) обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и источником для налоговой отчетности. При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», а также Федерального закона от 21 ноября 1996 г. 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    а) наименование документа;

    б) дату составления документа;

    в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

    г) содержание хозяйственной операции;

    д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

    е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

    ж) личные подписи указанных лиц.

    Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны организацией самостоятельно, но с учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в положении об учетной политике организации.

    Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.

    Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

    — наименование организации — автора документа;

    — наименование вида документа — «Приказ»;

    — дата и номер приказа;

    — заголовок к тексту;

    — текст (распорядительная часть и основание издания);

    — отметка об ознакомлении с приказом работника;

    — отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы N Т-1, N Т-1а) применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

    Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

    В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы N Т-54 или N Т-54а).

    Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы N Т-5, N Т-5а) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.

    Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) — на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ), наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку — на новом месте работы; изменение оплаты труда (если оно возникает).

    Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), лицевой счет работника (N Т-54).

    Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы N Т-6, N Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.

    Содержит фамилию, имя, отчество работника; наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

    Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (N Т-2) и лицевом счете (N Т-54).

    Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы N Т-8, N Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

    В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. В случае когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

    Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

    На основании приказа делается запись в личной карточке (N Т-2), лицевом счете (N Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

    Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9, N Т-9а) применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

    Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии); наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация); срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

    Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы N Т-11, N Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

    В приказе указываются мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) — также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме ______ рублей ______ копеек».

    На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (N Т-2) и трудовую книжку работника.

    Приказы по личному составу, не имеющие унифицированной формы, например об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор), могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.

    Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующий нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника, и другие.

    В организациях, как правило, приказы по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями.

    В целом порядок разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном акте.

    По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:

    — простые — содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);

    — сложные — содержат в приказе несколько распорядительных разделов.

    В зависимости от адресата различают:

    — индивидуальные — содержат информацию только об одном работнике;

    — сводные — содержат информацию о нескольких работниках.

    В сводном приказе по личному составу каждый пункт должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.

    Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ нецелесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке.

    Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении причина увольнения обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания согласно ст. ст. 191, 192 ТК РФ.

    Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.

    Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.

    Приказы по личному составу согласно требованию ТК РФ обязательно доводятся до сведения работника под роспись.

    Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

    Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

    Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу, рекомендуется нумеровать их в соответствии со следующими правилами:

    — обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;

    — применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому подобное);

    — при большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, N 1у — об увольнении, N 1/км — о командировании, N 1/о — об отпуске, N 1/п — о поощрении);

    — для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

    Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., сроками их хранения — 5 и 75 лет.

    Все изданные приказы по личному составу организации следует фиксировать в журнале учета приказов по личному составу.

    Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

    Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

    В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

    Пример. Гражданином Королевым Д. П. на имя директора ОАО «Мираж» было написано заявление от 14 июля 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2010 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д. П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2010 г. N 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2010 г. N 244к о приеме на работу Королева Д. П. с 17 июля 2010 г.

    Предположим, что 20 июля 2010 г. водителя Иванова С. С. перевели на должность сторожа по состоянию здоровья. На основании этого был издан приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу от 20 июля 2010 г. N 245к.

    Журнал учета приказов по личному составу следует заполнить следующим образом:

    hr-portal.ru