Полезные статьи

Как оформить акт при недостаче

Акт о недостаче товара при инвентаризации. Образец

Обновление: 12 декабря 2016 г.

Сличительная проверка, которая является частью учетной работы, проводимой каждым хозяйствующим субъектом, должна быть подробно и аккуратно задокументирована. Если в процессе проверки зафиксированы расхождения реального количества учитываемых объектов с их количеством в учете, проверяющие составляют акт о недостаче товара при инвентаризации.

Скачать образец заполнения акта инвентаризации товарно-материальных ценностей

Какую форму акта о недостаче выбрать

Специальной формы акта, оформляющего недостачу товара при сличительной проверке, нет. Поэтому хозяйствующие субъекты самостоятельно разрабатывают ее, ориентируясь на собственные потребности. Разработанный образец акта закрепляется в учетной политике.

Удобной формой акта оформления недостачи товара при инвентаризации является документ, соединяющий в себе сведения из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • описи ИНВ-3;
  • сличительной ведомости ИНВ-19.
  • Составленному документу присваивается название «Акт инвентаризации товаров».

    Как заполнить акт инвентаризации товаров

    В акте инвентаризации товаров указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, проводящего сличительную проверку, а также все реквизиты самого мониторинга: что послужило основанием проверки, дата начала проверки, состав комиссии и согласие инспектируемых лиц.

    В табличной части акта инвентаризации товаров указываются наименование товаров, их учетное и фактическое количество, цена и стоимость. В случае несовпадения этих данных разница включается в соответствующую графу акта. При недостаче товара при инвентаризации заполняются количественные и суммовые показатели графы «недостачи».

    В обязательном порядке суммируются итоги.

    Правильность зафиксированных в акте данных подтверждается подписями всех членов комиссии и инспектируемых лиц. После этого фактически наличествующие товары принимаются под ответственность инспектируемым либо иным лицом, а сам акт передается для принятия решения руководителю.

    Как правильно составить акт о недостаче товара?

    Прием товара – ответственная процедура, требующая полного внимания от производящих ее сотрудников. Необходимо не только принять, распределить и зарегистрировать поставку, но и проконтролировать качество доставленной продукции.

    В случае несоответствия, порчи во время транспортировки или погрузки-выгрузки, поврежденный, бракованный или утерянный товар нужно также официально зарегистрировать. В большинстве случаев именно для этого составляется акт о недостаче товара.

    Что собой представляет данный документ

    Подобный акт – это официальный документ, в котором зафиксировано в четкой форме с цифрами, количеством и описанием несоответствие фактического наличия товара с заявленным в приходных накладных.

    Он выполняет две основные функции:

    • статистическую – показывает уровень организации производства, работу администрации и других сотрудников. Ведь если на предприятии установлены строгие порядки, и все процессы контролируются, недостачи минимальные;
    • отражает сумму, на которую компания понесла убытки и которая должна быть компенсирована для поддержания баланса доходов и расходов предприятия.
    • Эта бумага необходима при составлении годовой отчетности и во многих других случаях.

      О том, как оформляется поступление товара в программе 1С, смотрите на следующем видео:

      Когда он используется

      Акт о недостаче товара составляется не только при приеме или отправке товара. Он обязателен и при инвентаризации на производстве. Есть допустимые нормы, которые относятся к естественным расходам производства. Если они не превышены, недостающий товар списывается. Если превышены – вина возлагается на тех, кто несет ответственность за учет и сохранность продукции или же виноват в утере, порче и т. д. В этом случае убытки возмещает он.

      Товар может пострадать вследствие стихийных бедствий и непредвиденных обстоятельств – пожаров, ограблений, наводнений и пр. В этом случае также необходимо составить бумагу.

      Если же недостаток обнаружен при получении продукции от поставщика, акт передается ему с целью получить разъяснения и компенсацию. В любом случае, документ должен быть составлен и заполнен аккуратно, грамотно и правильно, в соответствии с действующим законодательством Трудового Кодекса РФ. От этого зависит успех дела о возмещении убытков, особенно, если оно будет рассматриваться в судебном порядке.

      Порядок и образец заполнения акта приема-передачи транспортного средства вы найдете в этой статье.

      Что в него нужно включить

      В документе обязательно должны быть такие графы:

    • место и дата составления акта;
    • список участников комиссии, проверяющей товар;
    • информация о грузоотправителе и грузополучателе;
    • если товар доставлялся контейнером, информация о состоянии транспортного средства, наличие и состояние пломб;
    • если он хранился на складе – условия хранения;
    • описание и количество недостающего товара;
    • его стоимость, в том числе и НДС;
    • указание, на кого возлагается вина по недостаче полученного или инвентаризированного товара.
    • Он обязательно должен быть заверен подписями всех лиц, принимавших участие в проверке наличия товара и составлении документа. Их должно быть не менее трех. Для индивидуального предпринимателя достаточно одной подписи.

      После того, как акт составлен по всем правилам, его передают в бухгалтерию предприятия. Если таковая отсутствует – лицу, исполняющему обязанности главного бухгалтера. Он проводит сверку, заверяет документ и дальше направляет его на подпись непосредственно к генеральному директору. На бумаге должна стоять круглая печать.

      Если директор хочет взыскать убытки с ответчиков, заявление об этом должно быть составлено и подано не позднее чем через месяц после официального заверения данного акта.

      znaydelo.ru

      Акт недостачи

      Обновление: 2 марта 2018 г.

      Акт о недостаче товара при приемке (образец)

      В процессе осуществления предпринимательской деятельности нередко случаются ситуации, когда организация, получившая товар от поставщика, обнаруживает различного рода нарушения. Так, при приемке товара может быть обнаружена его недостача. В этом случае необходимо правильно составить акт о недостаче товара при приемке, образец которого будет приведен в статье.

      Лицо, ответственное за составление акта недостачи

      Приемку товара должно осуществлять материально ответственное лицо. С ним предварительно заключается соответствующий договор, в котором должны быть прописаны все особенности, благодаря чему впоследствии можно будет привлечь виновного в недостаче к ответу.

      Для оформления сотрудников на должность по приему товара, как правило, издается приказ руководителя. Работники должны пройти специальное обучение или быть соответствующим образом проинструктированы. При приемке товара им необходимо не только получить товар от поставщиков, но и правильно оформить документы, в том числе акт недостачи, если это потребуется.

      Когда составляется акт о недостаче товара

      Недостача при приемке товара выявляется путем сверки фактического количества поступившего товара с данными, указанными в накладной. Она может возникнуть, когда:

    • сотрудник организации, отправляющей товар, допустил неточность в указании его количества в накладной;
    • при транспортировке была утеряна часть товара, в том числе по вине транспортной организации;
    • произошло хищение товара;
    • был поставлен некомплектный товар.
    • Когда лицо, ответственное за приемку, выявляет поставку некомплектного товара, тоже оформляется акт о недостаче. В этом случае товар помещается в отдельное место для хранения на случай, если поставщик решит осуществить его доукомплектование.

      Правильно составленный акт о недостаче товара выступает первичным документом, учитываемым при ведении бухгалтерского учета. Его наличие необходимо для списания убытков, а также их возмещения лицом, виновным в недостаче. Кроме того, документ служит доказательством при обращении в судебные органы.

      Форма акта недостачи товара

      Форма акта о недостаче товара может быть утверждена на предприятии.

      В документе необходимо указать:

    • дату и место составления акта;
    • Ф.И.О. и должности лиц, участвующих в приемке товара;
    • реквизиты поставщика, перевозчика;
    • наличие (отсутствие) нарушений пломб, контейнеров, тары;
    • количество поставленного товара.
    • Также можно использовать типовой бланк документа (форма ТОРГ-2 ).

      Скачать акт о недостаче товара при приемке (образец)

      Если при приемке товара выявляется недостача, акт должен быть составлен в присутствии:

      • представителя поставщика;
      • водителя или экспедитора (в случае, если товар доставляется транспортной организацией);
      • независимого эксперта (если вышеуказанные лица отсутствуют или водитель (экспедитор) отказываются подписывать акт).
      • Если недостача обнаружилась в отношении разных поставщиков, то для каждого из них составляется отдельный документ с перечнем позиций, по которым выявлена недостача.

        Документ подписывается лицом, составлявшим акт недостачи, а также иными лицами, присутствовавшими при его оформлении (обязательное условие — не менее трех человек; если недостача выявлена индивидуальным предпринимателем, ставится одна подпись).

        Очень хорошо, если в подтверждение обстоятельств, указанных в акте, будут приложены фото или видео отчеты.

        Составить акт о недостаче товара при приемке необходимо в 4-х экземплярах, один из которых вместе с претензией отправляется поставщику. Второй экземпляр передается в бухгалтерию предприятия.

        glavkniga.ru

        Общие сведения

        Обычно принимают товар сотрудники, которые несут материальную ответственность. Такие сотрудники утверждаются руководством и проходят специальное обучение. В их обязанности входит составление всех необходимых документов, связанных с приемом товаров по количеству и качеству. Они имеют право подписывать:

        Сотрудники торговой компании несут ответственность за правильное заполнение всех документов, имеющих материальную ценность, и сроки их исполнения.

        Это видео расскажет более подробно о том, что делать, если выявлена недостача товара:

        Функции и роль документа

        Акт недостачи составляется в случае несоответствия количества товара, которое указано в накладной от поставщика. Это обычно выявляется при получении партии товара. Поэтому нужно очень ответственно относиться к приему продукции. При сотрудниках транспортной компании или представителях поставщика стоит проверять наличие товара.

      • Акт недостачи должен отражаться в бухгалтерской отчетности предприятия. Это одна из важных функций подобных актов.
      • Помимо этого, акты недостачи дают возможность взыскать с виновной стороны денежную компенсацию за порчу имущества, а также решить спорные вопросы с поставщиком.
      • При правильном использовании этого документа компания сможет защитить свои права в судебном порядке, если возникнет такая необходимость.

        Нормативное регулирование

      • ТОРГ-3 оформляют при сотрудничестве с зарубежными партнерами в 5-ти экземплярах;
      • ТОРГ-12 учитывают товары, подлежащие возврату и перечисляют недостающую продукцию.
      • О проводках по списанию недостачи товара расскажет видеоролик ниже:

        Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке

        1. Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
        2. Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние. Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.
        3. Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.
        4. Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации. Они могут быть выражены в следующих вариантах:
          • Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
          • Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
          • Бланк (форму) такого акта можно скачать здесь.

            Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.

            Что делать дальше с таким документом

          • Один экземпляр нужно отдать в свою бухгалтерию на хранение. Там его обязаны подшить в папку подобных актов и хранить в течение 3-х лет.
          • Еще больше полезной информации по вопросу излишек, недостачи, пересортицы товара содержится в этом видео:

            uriston.com

            Акт о недостаче товара при его приемке: составляем правильно

            Чтобы правильно оприходовать товар необходимо ответственно отнестись к порядку приема партии товара. Для этого существуют общепринятые инструкции, которые стоит соблюдать, дабы в последствии избежать проблем с проверяющими органами.

          • Недостача может возникнуть по вине поставщика или по причине порчи имущества при транспортировке, нарушении упаковки и при поставке некомплектного товара.

          Чтобы правильно оформить различные акты стоит обратиться к нормативным документам, устанавливающим порядок заполнения таких документов.

        5. ТОРГ-2 заполняют в случае приема товара. Он должен оформляться в 4-х экземплярах;
        6. После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций. Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.
        7. Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций. Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.
        8. Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.

        Образец акта о недостаче товара при приемке

      • После составления акта о недостаче нужно направить его почтой или через интернет, факс поставщику для рассмотрения и принятия решения.