Полезные статьи

Заверить без оригинала

Оглавление:

Как правильно заверить копию документа

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

  • местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
  • слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
  • наименование должности – кто заверяет копию,
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи,
  • дата заверения,
  • поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.
  • Образец заверения копий документов:

    Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год.

    Верно
    Ведущий специалист
    отдела кадров Подпись Т.В. Краснополянская
    28.12.2014 Печать

    Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

  • листы нумеруются,
  • затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
  • на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
  • на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
  • нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).
  • Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

    Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа.

    delo-ved.ru

    Как правильно заверить документы? Право заверять копии документов. Заверить документ у нотариуса

    Заверенные копии документов могут потребоваться где угодно, особенно это актуально для тех, кто не хочет носить с собой оригиналы, либо когда важные бумаги нужны сразу в нескольких местах одновременно. Иногда то, каким образом заверен документ, может влиять на исход судебного дела, поскольку обычная ксерокопия не имеет правовой силы и не принимается в качестве доказательства. Для этого необходимо иметь оригинал для сверки или заверенную должным образом копию.

    В чем отличие копии от оригинала документа?

    Копия в точности воспроизводит вид и содержание исходного документа, но не является оригиналом. Для того чтобы ее можно было предоставить вместо оригинала в государственные органы, по месту работы, учебы, либо в судебные инстанции, и он имел такую же силу, требуется заверить дубликат данного документа уполномоченным лицом. В копии, которая снята с основного документа, должны быть воспроизведены полностью все данные без каких-либо изменений или нечеткостей, поэтому важно делать это с использованием качественной техники.

    В каких случаях требуется заверить копии документов?

    Прежде чем заверять документ, будет правильным предварительно выяснить, для каких целей это необходимо делать, а потом уже можно решать, как правильно заверить документы. Если речь идет о предоставлении документа в государственные органы (например, для получения лицензии), требования по оформлению дубликата существенно ужесточаются. Необходимо выяснить предписания данной организации, то есть, как правильно заверять копии документов именно для них. В противном случае можно легко допустить ошибку, и документ будет считаться недействительным.

    Если же он необходим для внутреннего пользования, то обычно выполняются общие нормы, которые утверждены на конкретном предприятии. Чаще всего заверяют личные документы: свидетельства, выданные ЗАГСом, паспорта, дипломы, правоустанавливающие документы на имущество. Ситуации бывают разные, и бумаги могут потребоваться при поступлении на работу, в учебные заведения, для подачи заявлений в налоговую инспекцию, государственные учреждения, при заключении сделок, участии в конкурсах, получении грантов, в банковских организациях, в судебных инстанциях.

    Подготовка документов для заверения

    Копия документа готовится с помощью копировального аппарата с использованием оригинала документа или распечатки сканированной копии документа. Главным моментом является, чтобы в копии четко отражались все реквизиты оригинала, читался текст, были видны все печати, подписи, графические изображения. В случае, когда документ состоит из нескольких листов, его необходимо пронумеровать и сшить, указав на месте склейки количество листов. Также при необходимости можно заверить не весь документ, а выписку из него, содержащую нужную информацию. В этом случае требуется подготовить копии интересующих листов. Далее нужно обратиться к уполномоченным лицам, которые знают, как правильно заверять копии документов.

    К кому обратиться, чтобы заверить копии документов?

    За оказанием данной услуги нужно обращаются к нотариусу. Это самый верный способ. Нотариус заверят копии документов, выданных предприятием, учреждением, если он был составлен с соблюдением законодательства и является действительным на день обращения. Также можно заверить копию документа, выданного гражданину, если в оригинале его подпись была удостоверена нотариусом. Например, доверенность на право управления недвижимостью или представительство в суде.

    Документы, изданные определенной организацией, заверяет ее руководитель или иное ответственное лицо, имеющее соответствующие полномочия, это входит в их обязанности и они должны знать, как правильно заверить документы. Как правило, этим вопросом занимается секретарь либо служба делопроизводства, бухгалтерия, отдел кадров. Право выполнять данные действия отражены в должностных инструкциях и специально изданных приказах. Заверять документ должен только тот специалист, который уполномочен на такие действия руководством. В противном случае есть риск, что копия будет недействительной. Трудовую книжку, приказы о приеме на работу, увольнении может заверить отдел кадров по месту работы.

    В некоторых государственных учреждения при обращении граждан за услугой лица, ведущие прием, выступают в качестве экспертов и имеют право, сверив оригинал с копией, заверить её своей удостоверительной надписью. Будет не лишним заранее прояснить, как правильно заверить документы в том органе, куда они предоставляются.

    Удостоверительная надпись и порядок заверения

    Достоверность копии подтверждается путем проставления печати организации, заполнения штампа или специальной надписью уполномоченного лица. Кроме того, важно указать дату, должность специалиста, его фамилию, имя, отчество. Иногда применяются специальные штампы-заготовки, в поставленную с их помощью печать просто прописывается дата, в нужном месте ставится подпись. Должностное лицо, уполномоченное выполнять эти действия, знает, как заверять документы. «Копия верна» — это одна из наиболее часто используемых надписей, иногда встречается и более короткий вариант — «верно». Есть ряд правил, как заверить прошитый документ, который содержит более одного листа. Как правило, все листы нумеруются, документ прошивается, сверху наклеивается бумага, на которой указано количество листов и ставится одна удостоверительная надпись. Допускается заверить каждую страницу отдельно, такой способ используется, если документ не прошит.

    Нотариальное удостоверение подлинности документа

    В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, удостоверение копии у нотариуса является обязательным. В таких случаях подтверждающую надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо. Это, скорее исключения, однако, многие ведомства доверяют именно нотариально заверенным документам. Для осуществления этой процедуры достаточно обратиться к нотариусу, предъявить удостоверение личности, оригинал и копию документа. Нотариус тщательно исследует документ, сверяет копию с подлинником, проверяет, правомочно ли был выдан документ, все ли необходимые реквизиты и подписи присутствуют.

    Сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от количества листов и самого документа, который подлежит заверению, чаще всего заверяют личные документы или устав и свидетельства предприятия.

    В каких случаях нотариус откажет в заверении?

    Если подлинник вызывает сомнения или явно имеет следы подделки, то в удостоверении копии будет отказано. Нотариус также имеет право отказать в тех случаях, когда документ имеет непонятный текст, приписки, расплывчатые печати, неоговоренные исправления, когда его невозможно прочитать, либо он имеет существенные повреждения, потертости. Кроме этих случаев отказа есть также те, когда подпись на документе была сделана с помощью факсимиле, либо он заламинирован, выдан за границей, но не легализован. Не подлежат заверению также медицинские документы или бумаги, содержащие государственную тайну. Иногда сам документ может вызвать сомнение в его подлинности, тогда нотариус вправе отправить его на экспертизу.

    Заверение выписок из документов

    В некоторых случаях нет необходимости заверять копию всего документа. К нотариусам часто обращаются граждане, которым нужны лишь копии некоторых страниц документа. Однако нотариус не может заверить выборочные листы, поскольку это нарушит целостность всего документа. Правда, если в такой бумаге нескольких разных вопросов, которые не связаны друг с другом, то это возможно.

    Порядок заверения документов в нотариальной конторе

    Как правильно заверить документы, можно выяснить в любой нотариальной конторе. Требования к проведению такой процедуры обычно одинаковые. Это физическое присутствие заинтересованного гражданина с указанным документом на руках. Обратиться к юристу может не обязательно владелец документа, а любой гражданин, которому это доверено сделать. Для этого ему нужно иметь при себе паспорт, оригинал и качественную копию документа, на которой отчетливо читается текст, и отображаются графические элементы.

    Срок действия нотариально заверенных документов законодательством не определен, то есть он действует бессрочно. Вопрос о том, сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от утвержденных в конторе тарифов. Как правило, нотариальная палата регулирует эти моменты, поэтому стоимость примерно одинаковая у всех нотариусов. Что касается документов на иностранном языке, цена таких услуг выше, так как включает в себя стоимость работы переводчика.

    Переводы документов и их заверение

    В тех случаях, когда документы составлены на иностранном языке, требуется для начала осуществить их перевод на русский язык. Как правильно заверить документы, частично имеющие слова или печати на иностранном языке, поможет выяснить переводчик.

    Для этого необходимо обратиться в специальное бюро переводов или к любому переводчику, имеющему право на данный вид деятельности. Они выдадут на руки нотариально заверенный перевод документов. Это может быть любой специалист с соответствующей квалификацией, известный и не вызывающий сомнения у нотариуса в своем знании языка. Нотариус засвидетельствует подпись переводчика на данном документе. Далее перевод можно использовать в оригинале, либо снять с него копию и также заверить у нотариуса. Нотариально заверенный перевод документов лучше иметь при себе любому иностранному гражданину, находящемуся на территории нашей страны, при устройстве на работу, вступлении в брак, осуществлении любых сделок.

    В зависимости от того, как правильно заверить документы, юридический вопрос может решиться довольно быстро либо затянуться. Очень важное значение имеет то, кто имеет право заверять копии документов, а также порядок их заверения. В некоторых случаях наличие правильно оформленных документов играет решающую роль в принятии некоторыми органами положительного решения в отношении вашего обращения.

    Если заранее учесть все нюансы, правильно подготовить все документы, заверить их должным образом и соответственно требованиям принимающего органа, то никаких проблем с документами не возникнет.

    Пенсионный фонд требует оригинал трудовой книжки. Законно?

    Журнал: Всё для кадровика
    Год: 2010
    Автор: Житникова Дарья Владимировна
    Тема: Документы кадровой службы, Ответственность работодателя
    Рубрика: Есть проблема? Вот решение

    Нормативные документы

      Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (извлечение) 3. Федеральный закон от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Росийской Федерации» (извлечение) 4. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I (извлечение) 5. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (извлечение) 6. Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (извлечение) 7. Постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (извлечение) 8. Постановление Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 17/19пб «Об утверждении Правил обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Росс 9. Постановление Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 16/19па «Об утверждении Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях Письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0 Письмо ПФР от 29.12.2005 № 25-19/14554 «О представлении подлинника трудовой книжки»

      Аникин работает в ООО «Сервис Плюс» бухгалтером с 2003 г Скоро ему исполнится 60 лет. В связи с этим он обратился в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства с заявлением о назначении ему трудовой пенсии по старости. К заявлению среди прочих документов Аникин приложил копию трудовой книжки, заверенную печатью организации. Однако сотрудник отделения сообщил Аникину, что этого недостаточно, нужно также предоставить оригинал трудовой книжки или ее копию, заверенную нотариусом.

      Придя на работу, Аникин обратился в отдел кадров с просьбой выдать ему трудовую книжку на руки для представления в отделение Пенсионного фонда РФ. Начальник отдела кадров сообщила Аникину, что она несет ответственность за сохранность трудовых книжек и отвечать за утерю или порчу трудовой книжки сотрудниками отделения Пенсионного фонда РФ или самим работником не желает. Ставя в разговоре точку, она сказала, что вообще не вправе выдавать работнику трудовую книжку, если тот продолжает работать. А если хочет получить ее на руки — пусть увольняется.

      Неужели для того, чтобы оформить пенсию, работник должен уволиться?

      Скажем сразу: для того, чтобы работнику, достигшему § пенсионного возраста, была назначена трудовая пенсия по старости, его увольнение не требуется. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах в зависимости от возраста (ст. 3 Трудового кодекса РФ, в далее — ТК РФ). Поэтому достижение работником пенсионного возраста и назначение ему трудовой пенсии по старости не являются основаниями для его увольнения. Мужчина, достигший возраста 60 лет при наличии у него не менее 5 лет страхового стажа имеет право на трудовую пенсию по старости (ст. 7 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»). Реализация данного права не зависит от того, работает он или нет.

      Итак, работник вправе обратиться за назначением трудовой пенсии, не прекращая трудовых отношений. Как же тогда быть с трудовой книжкой?

      НЕ ЗАБЫТЬ!

      Оформить приказ о назначении ответственного за хранение и выдачу трудовых книжек

      По общему правилу трудовая книжка работника должна храниться у работодателя. Законодательство регламентирует возможность выдачи работнику трудовой книжки на руки только в одном случае — при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»). В иных случаях работодатель обязан выдавать работнику лишь копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил).

      Получается, что в период действия трудового договора работодатель вправе отказать работнику в выдаче оригинала трудовой книжки. Но

      Запрета на выдачу работнику по его просьбе оригинала трудовой книжки в законе нет. Поэтому теоретически по его просьбе (желательно, чтобы она была выражена в письменной форме) вы можете выдать ему трудовую книжку на определенный срок под расписку. Конечно, если рискнете взять на себя ответственность за ее дальнейшую судьбу. Помните, ответственность за сохранность трудовой книжки (даже если она и находится у работника на руках) по-прежнему лежит на вас как специально уполномоченном лице работодателя (письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Именно поэтому многие кадровики отказываются выдавать трудовые книжки работникам, опасаясь, что трудовые книжки будут испорчены или утеряны либо самим работником, либо сотрудниками органов Пенсионного фонда РФ (далее — ПФР). В принципе это нормальная реакция кадровиков. Кто захочет нести ответственность за действия других людей?

      А ЧТО ЗА ЭТО БУДЕТ?

      Нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи влечет за собой (ст. 5.27 КоАП РФ):

      В качестве еще одного аргумента при отказе выдавать подлинники трудовых книжек, считая требования сотрудников отделений ПФР незаконными, кадровики указывают на п. 13 Перечня. В нем говорится, что в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки) и среднемесячном заработке и подлинники или копии других документов, содержащие достоверные сведения и выданные компетентными органами или должностными лицами. Но в данном случае следует признать, что сотрудники отдела кадров не правы. Ошибка вызвана неправильным толкованием данной нормы.

      НАШ СОВЕТ

      Если вы решились выдать работнику трудовую книжку, попросите его указать в заявлении причину выдачи и срок возврата трудовой книжки, а также обязательство сохранить ее в неизменном виде.
      Пусть он поставит в заявлении отметку о получении трудовой книжки, дату и подпись

      ПФР в письме от 29.12.2005 № 25-19/14554 разъясняет это положение: подлинник трудовой книжки не относится к документам, постоянно находящимся в распоряжении органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, для подтверждения права на трудовую пенсию. В то же время данная норма не освобождает гражданина от необходимости предъявить в орган ПФР оригинал трудовой книжки при обращении за установлением трудовой пенсии.

      И все же, если работодатель имеет право отказать работнику в выдаче подлинника трудовой книжки, законно ли требование ПФР о предоставлении ее оригинала или копии, но нотариально заверенной? Оказывается, что да.

      ИЗ РАЗГОВОРА С СОТРУДНИКОМ ПФР

      Кадровик: Вы можете принять у наших сотрудников копии трудовых книжек, которые мы заверим у директора печатью организации?

      Сотрудник ПФР: Нет, мы принимает только оригинал. если работник работает, то после проверки трудовая книжка будет возращена.

      Кадровик: А вы знаете, что требовать оригинал незаконно? Человек работает по трудовому договору, и ответственность за трудовые книжки несет работодатель. Фактически я.

      Сотрудник ПФР: Мы все понимаем.
      Не волнуйтесь, Пенсионный фонд — серьезная организация, ничего с документом не случится.

      Кадровик: Я, конечно, тоже все понимаю, но еще раз — ответственность за хранение трудовых книжек несу я! Поэтому мне бы не хотелось выдавать трудовую книжку.

      Сотрудник ПФР: Скажите, а вы готовы взять на себя ответственность за подлинность документа, отсутствие исправлений, потертостей и прочих ошибок и нарушений? Ведь за правильность назначения трудовой пенсии ответственность несете не вы, а мы, и поэтому нам необходимо убедиться, что трудовая книжка работника соответствует установленным требованиям.

      Кадровик: Хорошо! Если копия будет заверена нотариусом, вы ее примете без оригинала?

      Сотрудник ПФР: Да.

      При обращении в органы ПФР за назначением трудовой пенсии гражданин должен предъявить, в частности, документы о страховом стаже (п. 2-4 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (далее — Перечень), утв. постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 16/ 19па). Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, включаемые в страховой стаж для назначения трудовой пенсии, является трудовая книжка (ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», ст. 66 ТК РФ, п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555).

      В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи безвозмездно выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ, п. 7Правил). Вот только копии документов, заверенные организацией, имеют юридическую силу не для всех (п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»). Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные органами ПФР, а не организацией-работодателем (письмо ПФР от 29.12.2005 №25-19/14554).

      ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

      Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные органами ПФР или нотариусом

      При приеме документов сотрудник органа ПФР сличает подлинники представленных документов с их копиями, фиксирует выявленные расхождения, дает оценку содержащимся в документах сведениям, их соответствию данным индивидуального (персонифицированного) учета, а также правильности оформления документов (п. 11 и 12 Правил обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утв. постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 №17/19пб). Кроме того, если гражданин представляет незаверенную копию трудовой книжки вместе с оригиналом, то сотрудник органа ПФР при принятии документов может заверить копию печатью данного органа.

      Учтите, что на территории РФ верность копий документов и выписок из них свидетельствуют нотариусы, а также должностные лица местного самоуправления и консульских учреждений РФ, уполномоченные на совершение таких действий (ст. 1, 35-38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от п.02.1993 №4462-1). Поэтому для органов ПФР юридической силой также обладают представленные копии документов, в т. ч. трудовых книжек, за веренные нотариально.

      Нотариус может заверить копию трудовой книжки либо в нотариальной конторе (в этом случае вам придется лично идти к нотариусу), либо в отделе кадров организации.

      Резюме

      Требование ПФР о предоставлении подлинника трудовой книжки законно. Вместо подлинника может быть предоставлена только копия трудовой книжки, заверенная нотариально. Выбор за вами – выдать книжку работнику под расписку, отнести ее в отделение ПФР самостоятельно или заверить копию трудовой книжки у нотариуса.

      Так как нотариальное заверение копии трудовой книжки не является обязательным требованием закона, то приготовьтесь оплачивать нотариальный тариф (ст. 22 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее — Основы)).

      За свидетельствование верности копии трудовой книжки или выписки из нее придется заплатить нотариальный тариф в размере 10 руб. за страницу копии или выписки (ст. 22.1 Основ). Если же нотариус приедет в офис, то размер тарифа увеличится в полтора раза. Плюс придется возместить его фактические транспортные расходы.

      hr-portal.ru

      Как сделать нотариально заверенную копию паспорта РФ

      Копия общегражданского паспорта в сегодняшней повседневной жизни россиянина требуется достаточно часто. Во многих случаях нужна не обычная, а заверенная государственным свидетелем копия документа. Заверение копий бумаг – одна из самых востребованных услуг нотариуса. Как заверить копию паспорта? В каких обстоятельствах и ситуациях она может понадобиться?

      Где нужна копия паспорта

      Прежде всего, рассмотрим вопрос, касающийся того, для чего нужна копия паспорта, заверенная нотариусом. Документ может понадобиться в определенных ситуациях, например:

    • при прохождении регистрации ИП;
    • при получении крупного займа в банковском учреждении, оформлении ипотеки;
    • в процессе приватизации квартиры, земельного надела;
    • при регистрации прав собственности;
    • для прочих действий юридического характера.
    • Организации, требующие заверенную копию паспортного документа, получают в некотором роде гарантию того, что оригинал является подлинным. Должностное лицо, уполномоченное на совершение нотариальных действий, заверяя такой документ, обязано произвести проверку личности клиента, аутентичность предъявляемых им бумаг. В результате он несет полную ответственность за подлинность заверенных им копий бумаг.

      Предоставление такого вида копии удостоверения личности может представлять опасность для владельца документа, так как при различных обстоятельствах она часто может использоваться вместо оригинала. Поэтому, если заверенная копия попадет в руки недобросовестного лица, не исключен факт использования ее для реализации мошеннической схемы. Чтобы обезопасить себя от подобных последствий, прежде чем в какую-либо организацию предоставить такого вида бумагу, надо удостовериться в необходимости этого действия. Кроме этого, следует убедиться в том, что требующее документ лицо способно обеспечить его сохранность.

      Как выглядит нотариально заверенная копия паспорта? Это листы, на которых отксерокопированы все страницы оригинала, прошитые нитью, закрепленной подписью и печатью уполномоченного на подобные действия лица. Должны быть представлены также копии и пустых страниц. На последней – нотариус ставит соответствующую отметку. Хотя в государственные учреждения обычно подаются простые (а не нотариально заверенные) копии паспорта (при предъявлении оригинала документа).

      Бесплатная юридическая поддержка по телефону:

      Мск +7 (499) 938-51-06, СПб +7 (812) 425-68-47, РФ 8 (800) 350-83-26 (звонок бесплатен)

      Копии других документов

      В ксерокопии паспорта, заверенной нотариусом, снятой с оригинала, все данные должны быть воспроизведены без нечеткостей и пропусков. Для этого понадобится качественное копировальное устройство. Помимо паспорта, граждане заверяют бумаги, оформленные в ЗАГС, дипломы, справки, правоустанавливающие документы, экспертные заключения. Копия любого документа выполняется (снимается с оригинала) на ксероксе.

      Как и для копии паспорта, для прочих документов важно, чтобы в копируемом изображении четко отпечатались все реквизиты подлинника, текст был разборчивым, печати и подписи – четкими. Если оригинал состоит из нескольких листов, ксерокопия прошивается, а все страницы пронумеровываются. На месте склейки страниц проставляется количество листов. Нотариус ставит свою подпись и удостоверяет ее личной печатью.

      Возникла проблема? Позвоните юристу:

      Перед процедурой заверения копии он должен проверить, не противоречит ли документ российскому законодательству. Кроме того, нотариус не имеет право заверять бумаги с грифом «секретно», те, в которых содержится государственная тайна. Нельзя нотариально заверять медицинскую документацию, которая раскрывает врачебную тайну.

      При подготовке документов для предъявления в госучреждения прежде надо выяснить требования по оформлению копии. Кто, кроме нотариуса, может заверить копию паспорта? Все изданные организацией документы имеет право заверить ее руководитель, а также любое другое уполномоченное лицо. Право заверять копии документов закрепляется в должностных инструкциях, приказах руководителя. Если копия нужна для внутреннего пользования, то к ней применяются общие нормы, утвержденные в конкретной компании.

      А что такое скан паспорта и нужно ли его заверять у нотариуса? Скан – это электронная (не бумажная) копия паспорта, поэтому она не подлежит заверению у нотариуса . При необходимости можно сделать скан-копию полученного у нотариуса документа.

      Процедура оформления

      Один из вопросов, которые надо выяснить перед тем, как обращаться к специально уполномоченному на совершение нотариальных действий лицу, о том, сколько действительна нотариально заверенная копия общегражданского паспорта. В российском законодательстве отсутствует норма, регулирующая срок действия копий документов. Однако если в оригинал паспорта или другой бумаги были внесены изменения, копию также надо сделать новую.

      Стоимость нотариального заверения копии паспорта РФ зависит от многих факторов: региона оформления документа, прейскуранта услуг выбранной для проведения процедуры нотариальной конторы. В столице и Санкт-Петербурге стоимость обычно выше. Так, за указанные нотариальные услуги в надо будет заплатить сумму, исходя из расценки за один лист – 100-150 рублей (расценки актуальны на конец 2018 года).

      Для лиц с государственной принадлежностью к другой стране на территории России требуются копии перевода основных документов. В первую очередь это относится к паспорту. Без этого документа невозможно получить РВП, ВНЖ, устроиться на работу, зарегистрироваться по адресу проживания. В связи с этим, иностранцев заботит, сколько стоит нотариальный перевод паспорта. Обычно нотариус не является сертифицированным переводчиком, поэтому процедура делится на два этапа.

    • Перевод паспорта в компании, занимающейся языковыми переводами.
    • Освидетельствование перевода паспорта в нотариальной конторе.
    • Стоимость перевода и заверения подписи исполнителя работы зависит от того, в каком регионе производятся эти действия, насколько сложный язык и большой объем работы.

      Юридическая сила копии документа

      Любой вид ксерокопии удостоверения личности (заверенной или обычной) предъявляется по требованию в организации и учреждении. Если на копии отсутствуют отметки нотариуса, всегда надо предъявлять оригинал паспорта, чтобы подтвердить его наличие и предоставить возможность сличить данные. У многих граждан неизбежно возникает вопрос по поводу того, является ли копия паспорта документом, удостоверяющим личность.

      Законы и нормы, действующие на сегодняшний день, не предусматривают возможность подтверждение личности граждан России и иностранцев на основании копии паспорта, даже если он заверен по всем правилам нотариата. В судебной практике также нотариально заверенная копия паспорта не признана заменяющей паспорт бумагой.

      Следует отметить также и еще несколько важных моментов. Третья страница общегражданского паспорта российского гражданина имеет защиту в виде специальной пленки с объемным изображением (голограмма). В верхнем правом углу – окружность с обозначением «РФ». Этот элемент в зависимости от угла, под которым его обозревают, изменяет цвет (от красного до зеленого). При копировании документа этот защитный механизм не воспроизводится.

      Перевод паспорта с нотариальным заверением: Видео

      vgrazhdanstve.ru

      Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

      Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

      Определение

      Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

      Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

    • Личные данные.
    • Данные о выполняемой работе.
    • Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
    • Наименования документов, на которые ссылаются все действия.
    • Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

      Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

      Когда выдается

      Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

    • утерю сотрудником;
    • утерю работодателем;
    • порчу документа;
    • внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.
    • Каждый из пунктов имеет свои особенности.

      Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

      В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу. Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой. Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

      Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа. На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка. В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

      При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

      Оформление

      Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

      Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

      Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

      Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

      По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

      Плата не берется только в следующих случаях:

      • при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
      • при неверном заполнении титульного листа;
      • при порче, случившейся не по вине сотрудника.
      • Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

        Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

      • Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
      • Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
      • Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
      • Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
      • Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
      • Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.
      • Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:

        Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

        В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

        Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

      • причина утраты;
      • просьба о выдаче повторного документа;
      • дата составления, подпись гражданина.
      • Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

        Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:

        После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

      • содержать номер;
      • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
      • издаваться только в печатном виде;
      • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
      • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.
      • Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

        Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

        1. Личное дело.
        2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
        3. Удостоверения гражданина.
        4. Трудовые договора.
        5. Расчетная книжка.
        6. Какие сведения вносятся в дубликат

          Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

        7. фамилия, имя и отчество гражданина;
        8. дата рождения;
        9. наличие и вид образования;
        10. профессия.
        11. Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

          На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

          Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:

          Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.

          Следом заполняются все графы по порядку:

        12. дата поступления на работу;
        13. информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
        14. сведения о документе, на основании которого данные занесены.
        15. В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

          Сроки выдачи

          Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

          Некоторые нюансы

          Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа. В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат. Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

          Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

        16. данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
        17. после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

      Недействительная запись

      Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

      Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.

      Если сотрудник уволился

      Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

      Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

      Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

      Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

      Книга учета

      После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

      Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений. И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой. Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.

      fb.ru