Полезные статьи

В течение правило как писать

Смена налоговой инспекции и юридического адреса — что нового в 2017 году

В 2017 году вступил в силу ряд изменений, который коснулся непосредственно процедуры смены компанией её юридического адреса или места нахождения. Изменения вступили в силу на основании ГК РФ, Письма ФНС от 11 января 2016 г. № ГД-4-14/52@.

Смена юридического адреса в пределах одного места нахождения организации

  • Компания меняет свой юридический адрес в пределах города (например с ул. Маросейка на ул. Ленина).
  • Компания меняет номер дома с 4-ого на 5-ый в пределах одной улицы.
  • Даже когда компании требуется изменить номер офиса с 1-го на 2-ой — это так же считается сменой адреса.
  • Во всех вышеперечисленных случаях процедура смены адреса организацией по прежнему проходит в один этап, а документы подаются в регистрирующий орган по текущему месту нахождению компании. Срок регистрации государственных изменений составит 5 рабочих дней (не учитывая день подачи и получения документов).

    Изменение местонахождения организации

    Что подразумевает под собой это понятие:

    • Компании требуется переехать из г. Москвы в г. Владимир.
    • Компании требуется переехать из г. Москва в Московскую область.
    • Компании требуется переехать из г. Сургут в г. Самара.
    • Говоря проще изменение место нахождение организации — это «переезд» компании из одного муниципального образования в другое.

      В таком случае смена места нахождения происходит в два этапа.

    • На первом этапе документы предоставляются в регистрирующий орган по текущему месту нахождения. Срок регистрации изменений составит 5 рабочих дней, НО далее отсчитывается еще 21 календарный день, прежде чем компания сможет перейти ко второму этапу смены места нахождения.
    • На втором этапе документы предоставляются в регистрирующий орган по будущему месту нахождения. Срок регистрации составит так же 5 рабочих дней.
    • Общие моменты для смены адреса и места нахождения организации

      В обоих вышеописанных случаях ужесточились требования к юридическому адресу организации. С 2017 года является обязательным предоставление в регистрирующий орган документов на юридический адрес:

    • Гарантийное письмо на юридический адрес
    • Свидетельства на право собственности
    • Договор аренды (или субаренды) с согласием Арендодателя на предоставление помещения в аренду.
    • Так же в случае отказа по вине адреса, особенно при смене компанией места нахождения, вы теряете не только государственную пошлину, но и почти два месяца своего времени. Кроме того возрастает риск на открытие компании выездной или камеральной налоговой проверки со стороны территориальной налоговой инспекции.

      Чем грозит смена налоговой инспекции

      Не всегда смена юридического адреса — смена налоговой инспекции, одно и то же. Вы можете поменять адрес местонахождения компании, не меняя при этом ИФНС. Это произойдет, если новый адрес будет находиться в компетенции этой же ИФНС. Помните, что полномочия по внесению данных изменений возложены законом на налоговые органы. Вам же, со своей стороны, остается внести изменения в учредительные документы и зарегистрировать их в уполномоченном органе.

      С чего начать переезд?

      Для начала нужно поменять юр адрес. Для этого нужно обратиться в регистрирующий орган, путем предоставления ему определенного законом пакета документов

  • Регистрирующий орган, в свою очередь, должен будет внести изменения в учредительные документы юр лица и ЕГРЮЛ. Учтите, что ИНН компании останется неизменным на протяжении всей деятельности юридического лица, а вот КПП — код причины постановки на налоговый учет поменяется.
  • Не позднее одного рабочего дня, следующего за датой внесения записи в ЕГРЮЛ, регистрирующий орган направит в две налоговые инспекции (как по прежнему, так и по новому месту нахождения компании) сведения о произошедших изменениях. Инспекции также получат выписки из реестра, содержащие запись об изменении местонахождения налогоплательщика.
  • Прежняя инспекция также снимет налогоплательщика с учета и выдаст ему (направляет по почте на юридический адрес) соответствующее уведомление по форме утвержденной приказом ФНС. Датой снятия юр лица с учета будет считаться дата внесения записи об изменении места нахождения в ЕГРЮЛ.
  • Инспектор прежней налоговой инспекции проведет сверку всех расчетов налогоплательщика. Срок проведения данной сверки, а также формирования и оформления акта при условии, что отсутствуют расхождения в данных налогоплательщика и налогового органа не должен превышать 10 раб. дней, при выявлении расхождений — 15 раб. дней. В установленные сроки не входят дни, потраченные на доставку актов сверки всех расчетов налогоплательщика по почте. Кроме того, по закону срок сверки по крупнейшим налогоплательщикам при необходимости может быть увеличен.
  • В течение 3 раб. дней со дня снятия с учета прежняя инспекция направляет регистрационное и учетное дело юридического лица в новый налоговый орган по новому месту нахождения налогоплательщика.
  • Новая налоговая инспекция производит постановку на учет организации по новому месту ее нахождения не позднее одного рабочего дня, следующего за датой получения выписки из ЕГРЮЛ.
  • Сложности при смене налоговой инспекции

    1. Переплата по налогам. Нередко возникают такие ситуации, когда ни старая налоговая, ни новая не хотят возвращать переплату по налогам, которая образовалась еще до смены адреса налогоплательщика. Аргумент новой налоговой в том, что она не располагает никакими сведениями о переплате в бюджет, по причине того что предыдущая инспекция ничего ей не передавала. Прежняя же налоговая твердит, что данная организация уже снялась в ней с учета и все дела, связанные с данной компанией, переданы в новую инспекцию. Судьи в этой ситуации будут указывать на то, что взаимоотношения подразделений одного федерального органа исполнительной власти по постановке на учет и снятию с учета налогоплательщика не должны никаким образом влиять на реализацию права налогоплательщика, на возврат излишне уплаченного налога. Поэтому новая инспекция обязана будет произвести зачет налога. Переплату по налогам можно будет зачесть в счет предстоящих платежей по данным налогам или вернуть на расчетный счет компании. Основанием для этого послужит поданное в новую ИФНС заявление о зачете или возврате переплаты. Заявление должно быть подано в течение 3 лет со дня уплаты указанного налога.

    2. Свои нюансы есть и в процедуре сдачи отчетности. После того как новая налоговая инспекция выдаст свидетельство о постановке на налоговый учет, организация должна будет сдавать отчетность уже в эту инспекцию. В промежутке между снятием и постановкой на учет организация будет работать в обычном режиме. И всю отчетность будет сдавать уже в свою будущую ИФНС, а также указывать все ее реквизиты в платежных поручениях. Организация считается поставленной на налоговый учет с того числа, когда были внесены изменения в ЕГРЮЛ, что подтверждается выпиской из реестра и свидетельством о внесении изменений в учредительные документы компании. И так как карточка по расчету с бюджетом заведена именно в новой налоговой инспекции, то и платить нужно по новому месту.

    На практике бухгалтеры многих организаций подстраховывают себя и сдают отчетности в обе инспекции. Как оказывается позже, не зря. Так как прежняя налоговая может за несданную отчетность приостановить все операции по счетам.

    3. Обязательная допроверка. Ошибочным является мнение о том, переходя в новую инспекцию, все предстоящие налоговые проверки в старой ИФНС отменят. На самом деле, перейдя в новую налоговую, отменить проверку точно не удастся — этим получится лишь оттянуть срок ее начала.

    Все проверки, которые были начаты до снятия с учета, старая инспекция завершит в полном объеме, но решения по результатам проверки исполнит уже новая. Все судебные споры с прежней инспекцией, которые возникли до снятия с учета, завершит она же, после чего все дела передаст новой. Именно поэтому все денежные средства по решению суда или по решению старой инспекции будут уплачиваться уже в новую ИФНС.

    4. Недоимка. Как правило, налогоплательщик переводится в новую инспекцию вместе с имеющимися у него недоимками. Зачастую прежняя инспекция не захочет делиться своими начислениями с другой инспекцией, поэтому она попытается максимально ускорить все поступления.

    В соответствии с законодательством, требование об уплате налогов направляется налогоплательщику тем налоговым органом, в котором он состоит на учете. Однако на практике прежняя инспекция может выставить подобное требование уже после снятия налогоплательщика учета, но до передачи всех его дел, дабы ускорить поступление денежных средств в свой бюджет и улучшить показатели статистики инспекции.

    У налогоплательщиков есть все шансы оспорить подобное требование как незаконное. В любом случае контроль за исполнением всех требований об уплате налогов и принудительным взысканием задолженности должна осуществлять только новая налоговая инспекция.

    5. Бумажная волокита. Как правило, при передаче дел в новую инспекцию часть документов может бесследно «исчезнуть». Какой именно документ утерян и какова была его важность, налогоплательщики смогут узнать по негативным для себя последствиям (например, при потере отчетности «заморозят» счет). Для того чтобы избежать подобных ситуаций сразу поинтересуйтесь у новой инспекции о наличии необходимых документов, иначе, впоследствии, вам придется разрываться между двумя налоговыми, выясняя, кто из них прав, а кто виноват. Если инспекции не могут между собой договориться, нужно писать на них жалобу в вышестоящий орган или обращаться с иском в судебные органы.

    Для экономии времени, денежных средств и затраченных сил, рекомендуем вам приобретать адреса только у надежных собственников. Наша организация отслеживает все изменения в законодательстве, что позволяет нам обеспечивать максимальный сервис и предоставлять гарантию на юридические адреса, находящиеся в нашей собственности. Любой из адресов, представленный в нашем каталоге юридических адресов в Москве, отвечает запросам как при смене организацией ее юридического адреса, так и её места нахождения.

    www.gbiznes.com

    Отправить обращение Президенту в форме электронного документа

    Пожалуйста, прежде чем отправить обращение в адрес Президента России в форме электронного документа, внимательно ознакомьтесь со следующей информацией.

    1. Обращения, направленные в форме электронного документа через официальный сайт Президента России, поступают в Администрацию Президента России и рассматриваются работниками Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций – уполномоченными на то лицами.

    2. Перед направлением обращения в форме электронного документа необходимо его написать:

    2.1. в обязательном порядке указав в электронной анкете:

    2.1.1. либо наименование государственного органа, в который Вы направляете обращение в форме электронного документа, либо фамилию, имя, отчество соответствующего лица, либо должность соответствующего лица, кому Вы направляете обращение в форме электронного документа;

    2.1.2. свою фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии);

    2.1.3. адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;

    2.2. изложив в поле ввода текста обращения в форме электронного документа суть предложения, заявления, жалобы.

    3. Ответ на Ваше обращение в форме электронного документа либо уведомление о его переадресации направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты (e-mail), указанному Вами в обращении в форме электронного документа.

    4. В предназначенном для обязательного заполнения поле ввода текста обращения в форме электронного документа Вы излагаете суть предложения, заявления или жалобы в соответствии со ст. 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

    В случае если текст Вашего обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в соответствии с их компетенцией, о чем Вам будет сообщено в течение семи дней со дня регистрации обращения.

    Обращаем внимание, что средства сайта позволяют сохранить для создания личного архива набранный и отправленный Вами текст в электронной форме в файл на жестком диске или на ином электронном носителе компьютера пользователя непосредственно после отправки и появления соответствующего информационного сообщения путем нажатия на кнопку «Сохранить текст в электронной форме в файл формата *.docx».

    Текст в электронной форме, набранный и отправленный через информационный ресурс «Личный кабинет», сохраняется и отображается в «Личном кабинете» автора.

    Обращаем внимание, что в целях обеспечения неразглашения сведений, содержащихся в Вашем обращении, а также сведений, касающихся Вашей частной жизни, при заполнении поля ввода текста обращения в форме электронного документа действует защита от возможного внедрения вирусных программ.

    5. В случае необходимости в подтверждение своих доводов Вы вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

    Приложить необходимые документы и материалы в электронной форме Вы можете в любой последовательности двумя самостоятельными вложениями файла без архивирования (файл вложения) по одному из двух разных типов допустимых форматов:

    текстового (графического) формата: txt, doc, docx, rtf, xls, xlsx, pps, ppt, pub, pdf, jpg, bmp, png, tif, gif, pcx, odf;

    аудио- (видео-) формата: mp3, wma, avi, mp4, mkv, wmv, mov, flv.

    Иные форматы не обрабатываются в информационных системах Администрации Президента Российской Федерации.

    Информируем Вас, что гарантированная передача файла(ов) вложения на почтовый сервер зависит от пропускной способности используемой Вами сети «Интернет», а получение – от объёма обрабатываемых почтовым сервером переданных файлов.

    При подключении Вашего оборудования к сети «Интернет» по выделенным каналам связи с использованием технологий ADSL, 3G, 4G, WiFi и иных технологий, обеспечивающих аналогичные скорости передачи данных в сети «Интернет», передача и обработка файла(ов) с суммарным размером:

    до 5 Мб осуществляется, как правило, без задержки во времени;

    от 5 Мб до 10 Мб может осуществляться с задержкой во времени;

    свыше 10 Мб может быть не осуществлена.

    6. Если в направленном Вами тексте в форме электронного документа, содержащемся в поле ввода текста обращения в форме электронного документа, не изложено предложение, заявление или жалоба, а только ссылка на приложение (файл вложение) либо на контент интернет-сайта, то в ответе разъясняется порядок его рассмотрения, установленный Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

    7. Обращаем внимание на порядок рассмотрения отдельных обращений, предусмотренный ст. 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

    8. При направлении Вами обращений, касающихся обжалования судебных решений, необходимо иметь в виду следующее.

    Согласно Конституции Российской Федерации, правосудие в России осуществляется только судом. Органы судебной власти самостоятельны и действуют независимо от законодательной и исполнительной властей. Решения судебных органов обжалуются в установленном законом процессуальном порядке.

    9. В случае направления Вами обращения, содержащего вопрос, затрагивающий интересы неопределенного круга лиц, ответ на который был размещен на данном сайте, то Вам в течение семи дней со дня регистрации обращения будет сообщен электронный адрес страницы данного сайта «Ответы на обращения, затрагивающие интересы неопределенного круга лиц», на которой размещен ответ на вопрос, поставленный в Вашем обращении.

    10. Информация о персональных данных авторов обращений, направленных в форме электронного документа, сведения, содержащиеся в обращениях авторов, а также сведения, касающиеся частной жизни авторов, хранятся и обрабатываются с соблюдением требований российского законодательства.

    11. В «Личном кабинете» автору после авторизации предоставляется возможность получения хронологически структурированной информации о ходе и результатах рассмотрения отправленных через «Личный кабинет» обращений, адресованных Президенту Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерации, и запросов, касающихся деятельности Президента Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерации.

    В «Личном кабинете» размещаются данные по каждому отправленному с «Личного кабинета» обращению или запросу с момента регистрации автора на информационном ресурсе «Личный кабинет» в разделе «Обращения» на официальном сайте Президента Российской Федерации.

    12. С 12 декабря 2012 года работает система информирования автора о результатах рассмотрения его обращений на сайтах федеральных и региональных органов исполнительной власти, иных государственных органов, в которые обращение было направлено для рассмотрения.

    Переход на соответствующий сайт осуществляется из «Личного кабинета» по специальной ссылке (при наличии).

    13. Предусмотрена возможность просмотра сайта на различных устройствах – от смартфонов и планшетов до широкоформатных мониторов. А при ширине окна браузера выше 1570 пикселей вы можете читать материалы сайта, сохраняя при этом доступ к навигации по странице, с которой вы перешли на выбранную публикацию.

    Адрес для отправки обращений обычной почтой: ул. Ильинка, д. 23, 103132, Москва, Россия

    www.letters.kremlin.ru

    Как я за 3 месяца научился Коран читать и писать на арабском языке.

    Впервые за все время ведения блога позволю себе поприветствовать Вас так, как это делается во всем мусульманском мире – Ассаляму Алейкум! Сегодня будет очень необычная по формату статья о том, как я в 9 лет научился читать Коран, но потом успешно все забыл. Через несколько лет предпринял очередную попытку научиться чтению Священного Писания, а позже уже сам обучал людей.

    Для тех, кто уже давно хочет научиться читать на арабском языке, я подготовил приятный презент в конце статьи. Кроме того, только для читателей моего блога – специальное и очень выгодное предложение! Но, все это смотрите ниже, а сейчас, с вашего согласия, начну свое повествование…

    Не сказать, что у меня с детства была мечта – Коран читать. Все началось очень забавно, в далеком 1994 году отправила бабушка меня, семилетнего мальчугана, за хлебом в соседний ларек. По закону подлости, хлеб только раскупили, и пришлось мне направиться на рынок. У входа я обратил внимание на старого аксакала, который разложил на столе какие-то книги и крутил в руках мусульманские четки.

    Старик тот оказался юмористом и решил подшутить над маленьким мальчиком (то есть, надо мной), подозвал к себе и спросил: «Малыш, не знаю, что ты ищешь, но это не так важно. Купи лучше у меня Коран – он будет кормить тебя всю жизнь». Признаюсь, до этого о Священной книге мусульман я знал ровно столько, сколько о нас с вами знает вожак племени Убра-Куку из Руанды.

    Несмотря на свой почтенный возраст, этот старичок мог бы дать фору многим современным маркетологам. Представляете, из огромной толпы точно определить того, кому может быть интересен Коран, подозвать его к себе и правильно нажать на «больное», чтоб желание купить здесь и сейчас возобладало над всеми возражениями. Тем не менее, продать он мне ничего не смог, так как денег у меня в кармане хватало только на хлеб. Но, стойкое желание убедить бабулю в необходимости столь нужной покупки он у меня вызвал.

    Мне не пришлось долго уговаривать бабушку, чтоб она приобрела Священное писание. Оказалось, что она уже сама давно думала о том, как бы меня отдать мулле «на поруки». Вот так, с легкой руки того аксакала, в один из прекраснейших дней направился я уверенной походкой к старой женщине, которая обучала детей чтению Корана. Поначалу все шло гладко и чинно, я слыл преуспевающим учеником, но потом оказалось, что либо я – не совсем смышленый, либо же – женщина методически неграмотно подошла к обучению детишек. Одним словом, интерес к обучению у меня вскоре пропал.

    Как говорится, назвался груздем – полезай в корзину, пришлось стиснуть зубы и учиться. Кстати, есть такая традиция: после того, как человек заканчивает обучение Корану – проводят «гуран-чыхан». Типа выпускного на современный лад, родственники приносят всякие «вкусняшки», подарки и деньги, но достается все это мулле. Расклад этот мне не совсем понравился, напрягался и учился я (не важно, как) – а в шоколаде мулла.

    Стыдно признавать, но одно радовало – теперь все было позади. Все остались в выигрыше – мулла при подарках и деньгах, бабушка исполнила свою мечту, а я думал, что умею Коран читать. Хотя, читать я действительно мог, только лень-матушка со временем взяла вверх. Дело в том, что нужно было постоянно читать, чтоб не забыть язык. Но, заставь маленького сорванца каждый день два часа сидеть и читать, когда твои друзья за окном в футбол гоняют. Но, как оказалось позже, дело было не во мне, а в преподавании. Методика обучения была построена в корне неправильно. Но, понимание этого пришло позже. Через два-три года я «благополучно» все забыл.

    Как нужно правильно учиться Коран читать?

    Примерно в 14 лет меня снова посетила муза, и захотелось овладеть-таки языком своих праотцов. Ах да, внесу ясность – по происхождению я перс и предки мои говорили на фарси. Наверное, именно генетика способствовала моим добрым начинаниям. Так я оказался у очень уважаемого в Дербенте педагога, который обучал чтению Корана – Хадж Вагифа. Совсем недавно узнал, что его не стало.

    Несколько слов о своем учителе – мало таких отзывчивых и добрых людей встречал по жизни. Было такое ощущение, что он вкладывал в наше обучение всего себя. Человек почтенного возраста каждый день ходил в горы, по 10-12 часов работал в огороде, а вечером приходил домой и брался за обучение. Достойнейшим человеком был!

    До сих пор помню слова своего наставника, которые он произнес в первый день моего обучения: «Я научу тебя читать Коран так, что ты никогда не забудешь правила чтения. Даже если пройдет 20 лет, и ты за это время ни разу не взглянешь на арабскую письменность, все равно сможешь свободно читать Священное Писание». Учитывая мой печальный опыт, слова его были восприняты с иронией. Впоследствии оказалось, что он был прав!

    Хочу поделиться с Вами его методикой обучения. Она настолько проста и понятна, что доступна каждому человеку. Лично я за очень короткий промежуток времени по этой методике обучил чтению Корана двух взрослых людей (которые, кстати, были намного старше меня). К тому же, считаю, что дело моего наставника должно жить после него!

    Итак, обучение чтению Корана состоит из четырех главных составляющих:

  • Изучение алфавита (на арабском языке алфавит называется – «Алиф ва ба»);
  • Обучение письму (в отличие от русского языка, здесь все намного сложнее);
  • Грамматика (таджвид);
  • Непосредственное чтение.
  • На первый взгляд все может показаться простым, как один-два-три. На самом деле, каждый из этих этапов делится еще на несколько подэтапов. Главный смысл здесь заключается в том, что обязательно нужно научиться ПРАВИЛЬНО писать на арабском языке. Заметьте, не грамотно, а именно правильно. Пока не научитесь писать, нельзя переходить к грамматике и чтению. Именно этот аспект был упущен в методике моего первого наставника. К чему привело данное упущение – вы уже знаете.

    Еще два важных момента: первое – по данной методике вы научитесь только писать и читать на арабском, но не переводить. Для углубленного обучения люди ездят в арабские страны, где в течение 5 лет грызут гранит науки. Второе – сразу же определитесь, на каком Коране будете обучаться. Да-да, есть разница и в этом. Многие старые наставники обучают на Коране, которые в народе называют «Газан».

    Не советую этого делать, так как потом будет сложно «переходить» на современный Коран. Смысл текста везде одинаковый, только шрифт сильно отличается. Конечно же, «Газан» проще, но лучше сразу же начинать обучение с нового шрифта. Знаю, что сейчас многие не совсем поняли разницу. Чтоб было понятнее, шрифт в Коране должен быть таким, как показано на картинке ниже:

    Выгодное предложение.

    В нашем интернет-магазине представлены именно такие Кораны, по которым я обучался у своего наставника. Вам, как подписчику и читателю моего блога, я хочу предложить скидку 15%. Все что нужно сделать: пройти по ссылке ниже, оформить заказ на сайте и в комментарии в корзине напишите «Скидка 15%» . Либо же можете позвонить оператору и сказать ему, что вы прочитали статью и вам положена скидка 15%. Думаю, предложение очень выгодное!

    tanci-kavkaza.ru

    Сопроводительное письмо к документам

    • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
    • С опроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

      Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

    • подтверждает факт отправки;
    • предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
    • благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

    Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

    Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

    Речевые шаблоны

    Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

  • сообщение о направлении документов,
  • просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
  • Первая часть обычно так и начинается:

    Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

    Вторая часть может содержать следующие слова:

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. »,
  • «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
  • «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
  • Реквизит «Отметка о наличии приложений»

    Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

    Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

    Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

    Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

    Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

    Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

    Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

    3.21. . Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

    3.16. . Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

    Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

    Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

    Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

    Описание сброшюрованного приложения

    Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от. №. »), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

    Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

    Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

    Приложение к письму имеет собственное приложение

    Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

    Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

    Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

    По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

    Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

    Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

    Подписание и регистрация у отправителя

    Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

    Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

    Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

    А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

    Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

    Сюрприз для заявителей – физических лиц

    Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

    Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

    Просьба ответить в определенный срок

    Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

    Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней 1 . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

    Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

    Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

    Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения.

    Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

    Хранение сопроводительных писем

    Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

    Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

    Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

    Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

    Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

    Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

    Этот срок прописан и в ряде документов, обязательных для конкретных писем/обращений или групп организаций, например, в Типовой инструкции по делопроизводству и работ архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160) или в Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Вернуться назад

    www.delo-press.ru