Полезные статьи

Возврат средств на корпоративную карту

Оглавление:

Учет расчетов с подотчетным лицом в 2018 году

Расчеты с подотчетными лицами не теряют своей актуальности. Документальное оформление таких расчетов и порядок отражения их в учете не претерпели каких-либо значительных изменений. Однако, как свидетельствует практика, в том числе судебная (Определение ВС РФ № 302-КГ16-450), бухгалтеры по сей день допускают ошибки, приводящие к негативным последствиям для организации или подотчетных лиц. В статье рассмотрим основные моменты оформления и выдачи подотчетных сумм.

При выдаче денег подотчет необходимо руководствоваться Указанием Банка России № 3210-У.

Пунктом 6.3 установлен следующий порядок действий:

1. Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на нужды предприятия в произвольной форме с обязательным указанием:

• суммы, которую надо выдать;
• срока, на который выдаются деньги;
• даты подписания заявления;
• визы руководителя организации о согласовании им выдачи денег и срока, на который они выдаются.

С 19.08.2017 выдача денег подотчет может осуществляться без заявления сотрудника, а по приказу гендиректора (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 Порядка): подписать РКО должен главбух или иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.

Так как с июня 2018 года выдача денег подотчет возможна при наличии непогашенной подотчетником задолженности по ранее полученной сумме на аналогичные цели, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, а именно с подавшим заявление на выдачу ему суммы, не нужна.

Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее удобный на сегодняшний день способ — перечисление денег на банковскую карту.

Такая возможность выдачи наличных обязательно должна быть предусмотрена Приказом предприятия.

Для таких целей могут использоваться корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации, или зарплатные карты.

В данном случае в заявлении на выдачу денег, помимо указанной выше информации, необходимо указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле «Назначение платежа» указать, что перечисленные средства являются подотчетными (возможные формулировки: «Аванс на хозяйственные нужды», «Аванс на оплату командировочных расходов»).

Подтверждением использования полученных денег по назначению является авансовый отчет (форма АО-1 унифицированная, Постановление № 55, применяется организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений), срок составления которого — не позднее трех рабочих дней после дня, в который истекает срок выдачи денег, указанный в заявлении, или дня выхода на работу. АО сотрудник предоставляет главбуху, бухгалтеру (если они отсутствуют, руководителю) с приложением документов, подтверждающих расходы.

Скачать форму АО-1 вы можете в конце статьи.

Сотрудники, получившие деньги на пластиковую карту, кроме подтверждающих расходы документов, должны приложить к АО подтверждение оплаты расходов банковской картой (реестр платежей или электронный журнал по счету карты).

Проверка АО, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (в Приказе организации).

Типичная ситуация — когда выданная сумма не совпадает с подтвержденными расходами по АО.

Так, если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО руководителем организации перерасход выдается наличными по РКО или на банковскую карту. В последнем случае в поле «Назначение платежа» обязательно указать «Компенсация расходов по авансовому расчету № ___ от ____».

Если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который надо вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также возможен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период.

Если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором:

• в строке «Сумма» указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами);
• в строке «Основание» делается запись: «Возврат неиспользованных подотчетных денег»;
• в строке «Приложение» проставляются номер и дата АО.

Если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле «Наименование платежа» необходимо сделать запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

При отражении в учете операций по выдаче денег подотчет используется счет 71 (расчеты с подотчетными лицами).

Основные проводки приведены в таблице:

center-yf.ru

Составляем заявление на подотчет от директора — образец

Заявление на подотчет от директора — образец его вы увидите в этой публикации — законодательно не регламентирован. Кроме того, существует ряд разногласий на тему, стоит ли его вообще оформлять. Подробнее эти вопросы разберем в данной статье.

Правила для получения денег под отчет

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У выдача денежных средств подотчетным лицам оформляется путем выписки расходного кассового ордера (далее по тексту — РКО). Основанием для выписки РКО служит заявление самого подотчетного лица, составленное в письменной форме, или распорядительный документ хозсубъекта.

В заявлении, которое оформляется в произвольной форме, должны содержаться:

  • сведения о сумме денег под отчет;
  • информация о сроке использования выданных под отчет средств для произведения целевых расходов;
  • дата и подпись директора компании.
  • До 19.08.2017 деньги под отчет выдавались только при условии, что у подотчетного лица не было задолженности по денежным средствам, выданным под отчет в предыдущий раз. С вышеозначенной даты подотчетные суммы разрешается выдавать, даже если подотчетник не погасил прошлые долги.

    Особенности выдачи средств под отчет директору

    Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица самостоятельно указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а директор только утверждает их. При выдаче денег под отчет директором самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.

    Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, например приказа о выдаче средств в подотчет.

    В распорядительном документе должны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

  • дата и регномер;
  • Ф. И. О. подотчетника;
  • сумма и период, на который она выдана;
  • виза руководителя компании или ИП.
  • Можно ли составить один приказ на подотчет для нескольких сотрудников, узнайте здесь.

    Авансовый отчет по выдаваемым самому директору подотчетным средствам также должен быть предоставлен в бухгалтерию, а остатки возвращены в кассу не позднее 3 дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет, либо же (если директор находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода руководителя на работу.

    Как оформляется заявление о выдаче денег под отчет директору

    Многие считают, что раз директор сам у себя запрашивает выдачу средств под отчет, то заявление или приказ составлять не нужно. Это мнение ошибочно.

    Руководитель вправе составить заявление о выдаче подотчетных сумм. Но оформляться оно будет несколько иначе.

    Директор в данном случае обладает особым правовым статусом, т. к. он одновременно представляет собой и наемного сотрудника организации, и ее руководителя (ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и ст. 11, 16, 20, 273 Трудового кодекса).

    Основным отличием случая оформления заявления подотчет директору является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

    А тот факт, что директор визирует свое заявление, хоть и будет выглядеть несколько абсурдным, но не является ошибкой с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины. Отсутствие разрешающей визы директора на своем заявлении также не выглядит неправомерным.

    В крупных компаниях, где предусмотрено несколько должностей директоров, такая ситуация может быть успешнее разрешена, когда заявление директора о подотчете завизирует, к примеру, исполнительный директор.

    Какая ответственность за отсутствие заявления

    Специально предусмотренной ответственности для юрлиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако работники налоговой службы при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии, обнаружив отсутствие бумаг на подотчет, могут вменить нарушение:

  • Порядка хранения сумм наличности, превышающих установленный лимит. Основанием для наложения ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП России для налогового инспектора чаще всего служит вывод, что средства из кассы были выданы неправомерно, а значит, должны оставаться в кассе. При превышении лимита излишки наличности должны в тот же день быть сданы в банк. Существует неблагоприятная для налогоплательщиков судебная практика, основанная на таких выводах (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК).
  • Порядка соблюдения кассовой дисциплины в целом.
  • Но есть и положительная для налогоплательщиков практика, благодаря которой ясно, что не все судьи усматривают необходимость наложения ответственности за такие нарушения кассовой дисциплины, как отсутствие документов на подотчет (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

    В то же время, если есть существенные (по мнению налоговиков) нарушения кассовой дисциплины, такие как отсутствие указаний о сроках выдачи средств под отчет, судьи обычно принимают сторону работников налоговой службы (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).

    Для того чтобы избежать наложения штрафа (если проверка уже началась), можно воспользоваться своим правом и предоставить затребованные документы на следующий день (п. 31 регламента, утвержденного приказом Министерства финансов от 17.10.2011 № 133н). За этот день директор может оформить отсутствующие бумаги на выдачу подотчета, а кассир подколоть их к соответствующим РКО.

    Исправлять подобного рода ошибки следует лишь за последние 2 месяца, ведь в соответствии с п. 1 ст. 4.5 КоАП срок давности для наложения административной ответственности составляет 2 месяца от даты совершения нарушения.

    Больше информации об ответственности за нарушение кассовой дисциплины — в нашей статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

    ВАЖНО! Если подотчетные средства перечисляются на платежную карту (зарплатную, корпоративную), заявление от подотчетника или распорядительный документ, по мнению финансового ведомства РФ, также необходимо. Об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

    Где найти образец заявления на подотчет директору

    Для того чтобы облегчить работу бухгалтерии и сократить затраты времени персонала на оформление документов на выдачу средств под отчет, полезно заготовить на предприятии их бланки.

    С образцом заявления можно ознакомиться на нашем сайте.

    При выдаче средств под отчет из кассы предприятия оформляется РКО, основанием для выписки которого является письменное заявление подотчетного лица или распорядительный документ. При выдаче наличных средств из кассы предприятия под отчет директору полностью соблюдается порядок, установленный указанием № 3210-У, которым какие-либо исключения для соблюдения кассовой дисциплины директором не предусмотрены.

    Отсутствие всех необходимых документов для оформления подотчета налоговые инспекторы могут трактовать как нарушение кассовой дисциплины, которое карается наложением штрафа в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ. Однако правомерность такой трактовки они будут обязаны доказать в суде.

    Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

    Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

    nalog-nalog.ru

    Принципы оформления заявления на возврат госпошлины в налоговую

    При подаче документов и заявления об операциях в каких-либо государственных структурах гражданин должен заплатить государственную пошлину. Ее размер определяется на законодательном уровне и обязателен для уплаты.

    Если сумма уплачена незаконно или больше, чем требуется, то возможно вернуть средства из бюджета. В этом случает составляется заявление на возврат госпошлины в налоговую.

    Документ оформляется в соответствии с определенным законом порядком. Важно знать, как подать бумагу, чтобы средства были возвращены вовремя и в полном объеме.

    Зачем оно нужно

    Особенности и порядок возврата отражаются в Налоговом кодексе РФ (статья 333.40). Согласно норме уплаченная государственная пошлина может быть возвращена или зачтена в качестве следующего платежа подобного характера.

    Сделать это можно при:

    • излишне уплаченной в бюджет сумме;
    • отсутствии юридических процедур, за которые внесены средства;
    • необращении лица в государственные органы для начала процесса;
    • внесении средств за невыданный паспорт или документ, предоставляемый беженцу;
    • отзыве заявки на проведения регистрации объекта интеллектуальной собственности.
    • Выделяют случаи, когда вернуть средства не получится. Это предусматривается при неиспользовании услуг ЗАГСа и Росреестра в случае отказа последнего зарегистрировать имущественный объект.

      Чтобы вернуть деньги, необходимо написать заявление. Форма документа утверждена в восьмом приложении к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-8/90@. Предоставить заявление можно в течение трех лет после уплаты.

      Прочие формальности

      Подавать заявление необходимо в порядке, предусмотренном на законодательном уровне. Он имеет ряд особенностей, которые важно учитывать. Заявителю необходимо изучить основания для направления документа и заполнить соответствующую форму.

      Особенности процедуры

      Люди, обращаясь в различные государственные учреждения, часто не осведомлены о положенных льготах по уплате государственной пошлины. После внесения средств они узнают, что деньги можно было не платить.

      На протяжении трех лет возможно осуществить возврат уплаченных средств. Подтверждать статус документально не требуется. ИФНС или суд самостоятельно направляет запрос для того, чтобы решение было вынесено.

      Процедура возврата отражается в Налоговом кодексе РФ.

      В статье 333.40 прописывается, что вернуть средства возможно при:

    • переплате;
    • отсутствии юридических действий;
    • неявке лица в налоговый орган;
    • отказе в оказании услуги со стороны учреждения;
    • отказе в совершении процедуры пользователем.
    • При этом не возвращаются средства для оплаты услуг органа Записи актов о гражданском состоянии или подаче заявки через портал Госуслуг. Возврат осуществляется при подаче заявления налоговикам.

      Бланк заявления на возврат госпошлины в налоговую

      Комментарии к нормативам

      В законе выделяют шесть оснований для возврата государственной пошлины.

      Части или полностью вернуть средства можно при:

    • излишней уплате;
    • несовершении действий должностным лицом по заявлению плательщика;
    • прекращении производства административного дела;
    • отказе лиц от юридических действий;
    • отказе в выдаче паспорта гражданина РФ;
    • отзыве заявки о регистрации объекта интеллектуальной собственности.
    • Если арбитраж выносит решение о мировом соглашении сторон, то возможет возврат половины уплаченной пошлины. Аналогичное правило действует в отношении заключения мировой в ходе исполнения решения.

      Вернуть средства не получится при оплате услуг по:

    • регистрации брака;
    • расторжении брачных отношений;
    • смене имени;
    • исправлению записи актов гражданского состояния.
    • Подать заявление необходимо в те органы, где планировалось совершать юридически значимые действия. Подтвердить право на возврат можно с помощью платежных документов. Решение принимается органом, который должен быть проводить процедуру. Возврат проводит орган Федерального казначейства.

      Вернуть средства не получится, если гражданину вынесен отказ в регистрации права собственности на недвижимость. Если она прекращена, возможно возмещение половины уплаченных средств.

      Плательщику предоставляется право зачесть излишне уплаченную сумму для совершения процедур в дальнейшем. Зачет производится на основании обращения в уполномоченный орган.

      Заявление на возврат госпошлины в налоговую подается в течение трех лет после уплаты.

      К нему нужно приложить:

    • решение суда;
    • судебную справку;
    • документальное подтверждение обстоятельств для возврата;
    • квитанции и платежные поручения.

    Основания для запроса

    В статье 333.40 Налогового кодекса РФ отмечаются основания для возврата госпошлины:

  • Вернуть средства можно при взыскании их в большем объеме, чем требует налоговое законодательство. Не учитываются причины переплаты, даже если произошел технический сбой.
  • Провести возврат можно при отказе в рассмотрении обращения лица. В этом случае разрешается засчитать средства в счет уплаты при повторном обращении.
  • Процедура проводится при прекращении судебного производства или отсутствия его рассмотрения судами. В случае заключения мирового соглашения возвращается половина от внесенной суммы.
  • Человек может самостоятельно отказаться от рассмотрения обращения. В этом случае госпошлина подлежит возврату.
  • Отказы в выдаче паспорта гражданина РФ сопровождаются и компенсацией государственной пошлины.
  • Предусматривается возврат при направлении иска в другой суд (неправильная подсудность или территориальное определение) с предварительной оплатой госпошлины. Средства могут быть зачтены при обращении в необходимый орган.
  • Форма и порядок подачи

    Форма заявления о возврате госпошлины не предусматривается на законодательном уровне. Поэтому документ составляется заявителем по собственному усмотрению.

    Важно, чтобы он отметил в тексте:

  • наименование судебного органа;
  • личные данные (фамилию, имя, отчество, серию и номер паспорта, адресные и контактные сведения);
  • факт внесения государственной пошлины (дата, размер, юридически значимое событие, за которое внесены средства, характер действий);
  • основания для осуществления возврата (статьи Налогового кодекса РФ);
  • просьбу к судебному органу вернуть излишне уплаченные средства и выдать справку для предоставления в ИФНС;
  • приложения (документы, подтверждающие платеж: квитанции, копии судебного решения о возврате заявления, отказе в принятии);
  • дату составления.
  • В конце документа гражданин подтверждает вышеуказанное подписью.

    Если человек обращается в судебный орган, то заявление создается аналогично. При этом неважно вид учреждения (арбитражный, мировой, районный суд), в который совершается подача.

    Порядок подачи также идентичен в обеих ситуациях. При отказе от совершения юридически значимого действия и внесения госпошлины, в документе выносится решение об отсутствии ходатайства от лица в рассмотрении дела. По справке суда можно получить возврат суммы.

    Заявление в судебный орган может быть передано лично заявителем при обращении в канцелярию. В этом случае бланк будет помечен отметкой с датой приема, должностью и данными лица, которое приняло заявление и подписью.

    Также направление совершается почтой. Тогда готовится заказное письмо с описью вложения. Подтверждается факт отправки уведомлением о вручении. При обращении в арбитражный суд возможен вариант подачи через сервис «Мой арбитр». Это значительно облегчает процесс возврата.

    Образец заполнения заявления на возврат госпошлины в налоговую

    Как написать заявление на возврат госпошлины в налоговую

    Составление заявления проводится в соответствии с некоторыми правилами. В документе обязательно прописываются данные получателя и заявителя. Адресатом считается налоговый орган (номер и наименование отражены в правом верхнем углу).

    Реквизиты заявителя отмечаются в том же разделе. Если возврат осуществляется юрлицом, он полностью прописывает все значимые данные.

    Документу в обязательном порядке присваивается заголовок.

    Как составляется представление о поощрении работника — мы расскажем тут.

    В основном тексте отмечается:

  • причина обращения (возврат госпошлины) и основания;
  • ссылки на нормативно-правовые акты;
  • просьба об осуществлении возврата с указанием суммы.
  • Данные заверяются подписью составителя. Если документ подается юрлицом, то необходима и печать.

    Для составления заявления в судебные органы можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

    В Московский областной суд №15

    Колесниковой Марии Васильевны

    г. Зеленоград, ул. Ленина, д. 215, кв. 145

    Мной 25.05.2016 года внесена оплата государственной пошлины, размер которой составил две тысячи (2 000) рублей. Уплата производилась для обращения в суд с заявлением о рассмотрении гражданского дела с Никифоровой Анной Ильиничной. Судебный орган вынес решение об отказе в рассмотрении дела в связи с неправильным определением подсудности.

    В связи с этим и на основании статьи 333.40 Налогового кодекса РФ

  • Произвести возврат государственной пошлины в размере 2 000 рублей, уплаченных мной 25.05.2016 года согласно квитанции об оплате №23568.
  • Выдать справку для осуществления возврата через налоговую службу.
  • К заявлению прилагаются документы:

  • Копия судебного определения об отказе в принятии заявления.
  • 30 июня 2018 года ___________________

    Когда возврат осуществляется непосредственно через налоговую службу, можно обратиться в приведенному ниже образцу:

    В Управление Федеральной налоговой инспекции №23

    Степанченко Светланы Игоревны

    г. Москва, ул. Садовая, д. 23

    Заявление о возврате государственной пошлины

    На основании определения районного суда №34 по г. Москве произведен возврат государственной пошлины в сумме 1 500 рублей, уплаченная мной 14 апреля 2018 года. Это подтверждено квитанцией №23689.

    В соответствии с вышеизложенным и статьей 333.40 Налогового кодекса РФ

  • Произвести возврат государственной пошлины в размере 1 500 рублей.
  • К заявлению прилагаются:

    1. Квитанция об оплате государственной пошлины.
    2. Копия судебного определения.
    3. Справка суда об осуществлении возврата.
    4. Реквизиты счета в банке для перечисления средств.

    12 мая 2018 года _______________

    Процедура для физ. лиц и юр. лиц

    Заявление оформляется на руководителя инспекции по месту отправки платежа. Передается документ в канцелярию с получением расписки. Для возврата полной суммы квитанция направляется в оригинальном виде с указанием расчетного счета для перевода.

    Дела о возврате госпошлины по судебным спорам рассматривают налоговые инспекции, территориально относящиеся к органу. Дополнительно прикладываются справки и определения, которые могут считаться основаниями для возврата.

    Выделяют особенности подачи документов от физ. лица.

    В этом случае потребуется иметь в наличии:

  • собственноручно составленное заявление с указанием ФИО гражданина, адреса по месту проживания, телефона, причин и суммы возврата, реквизитов счета в банке;
  • оригинал квитанции при полном возврате и копии при частичном;
  • ксерокопию удостоверения личности;
  • копию расчетного счета;
  • копию свидетельства о рождении (при оплате лицом до 18 лет).
  • Документы должны быть оформлены на одно лицо. При смерти заявителя предъявляется свидетельство о праве наследования. Право требовать возврат должно прописываться в качестве наследственного.

    Юр. лицо предоставляет для осуществления возврата:

    • заявление (наименование организации, ИНН, КПП, реквизиты счета, КБК, ОКТМО, причины и сумму возврата);
    • квитанцию об оплате с банковской пометкой;
    • доверенность (при обращении представителя).
    • Участие суда

      Обращаться заявитель в судебные органы может в нескольких случаях.

      Среди них выделяют:

    • отказ налоговиков в принятии заявления;
    • остановку производства;
    • отсутствие рассмотрения претензий гражданина.
    • Если на руках имеется судебное решение, то в налоговую службу нужно будет предоставить:

    • оригинал квитанции о внесении средств;
    • копию решения суда;
    • реквизиты счета в банке.
    • Чаще всего граждане обращаются в суд, если средства в течение месяца не были возвращены. Тогда по решению налоговый орган может заплатить пеню за каждый просроченный день.

      Также возможно прошение об использовании средств при оплате другой госпошлины. Это можно сделать в течение трех лет после неверной уплаты. Вместе с письменным заявлением необходимо подать квитанцию об оплате и судебное решение о неиспользовании средств.

      Обращение составляется в двух экземплярах. Один направляется налоговикам, а второй остается у заявителя.

      Потратить излишне уплаченные средства можно на:

    • другие платежи;
    • погашение налоговых недоимок;
    • оплату госпошлины аналогичного характера.
    • Возврат средств является законным. Если плательщику отказывают в соблюдении права, можно обратиться в судебные органы.

      Отсюда вы сможете узнать, как составить уведомление об отказе применения УСН.

      Как заполняется форма Т13 и для чего она нужна — читайте далее.

      buhuchetpro.ru

      Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

      Отправить на почту

      Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?

      Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

      Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

    • переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
    • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
    • Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

      Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

      ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

      Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

      Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

      Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

      И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

      Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

      Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

    • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
    • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
    • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
    • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.
    • О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

      Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

      В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

    • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
    • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.
    • О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Расчет при увольнении по собственному желанию – 2017».

      Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

      Изменения в порядке выдачи и расходования подотчетных сумм в 2017

      Статьи по теме

      В 2017 году начали действие новые правила, касающиеся выдачи денег подотчет. Ранее выдавать деньги под отчет можно было только штатным сотрудникам, но в 2014 году появилось исключение. Теперь выдавать подотчет стало также возможно лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. В этом материале мы подробно рассмотрим, как выдавать наличные под отчет внештатным и штатным сотрудникам в 2017 году.

      Какие изменения были введены в расчетах с подотчетным лицами в 2017 году.

      1. Деньги под отчет можно выдать подрядчикам, работающим по гражданско-правовому договору

      Новые правила коснулись определения «работник» — оно стало более широким. «Работник» — лицо, с которым заключается гражданско-правовой договор и трудовой договор. Это означает, что теперь деньги подотчет могут быть выданы не только сотруднику, работающему по трудовому договору, но и по гражданско-правовому договору.

      Пример: Вы можете выдать наличные подотчет подрядчику на покупку материалов, необходимых для выполнения работ по гражданско-правовому договору.

      2. Выдача подотчетных сумм происходит только на основании заявления на подотчет

      При выдаче наличных подотчет, требуйте с сотрудника написать заявление. Это касается всех, кто работает в организации, без исключения. Связано это с тем, что на все суммы наличных, которые вы выдаете, необходим кассовый ордер, который выдается на основании этого заявления.

      В заявлении необходимо указать следующие данные:

    • Необходимая сумма.
    • Срок выдачи.
    • Дата заявления.
    • Подпись руководителя.
    • Ранее, до 1 июня 2014 года, руководитель должен был от руки писать в каждом заявлении сумму наличных и срок выдачи. Сейчас эти данные можно просто напечатать в форме заявления на компьютере, а директору достаточно поставить свою подпись.

      Образец заявления на выдачу денег под отчет 2017

      Директору ООО «Луч» В.П Морозову
      от водителя Г.К. Булычева

      Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в сумме 5 000 (Пять тысяч) руб. на срок девять календарных дней для приобретения бензинового топлива для рабочего автомобиля «Камаз».

      03.05.2017 Булычев Г.К. Булычев

      Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

      задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

      Директор В.П. Морозов

      3. Для выдачи подотчетных сумм необходима проверка старых

      Выдача подотчетных сумм возможна лишь в том случае, если сотрудник отчитался по ранее выданным суммам. Если сотрудник не отчитался и не погасил задолженность по старому отчету, выдача новой суммы запрещена.

      Каждый работник обязан отчитаться. Использованные подотчетные суммы отражаются в авансовом расчете, который обрабатывается бухгалтером и утверждается руководителем.

      Итоги обработки авансового расчета показывают кто, сколько и кому должен. Полностью ли использованы подотчетные суммы, какова разница между выданным авансом и суммой расхода. Если есть неравенство сумм, это означает наличие задолженность одной из сторон (работодатель, работник).

      4. Разрешается перечисление подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника с расчетного счета

      Выдача денег подотчет может происходить не только наличными, но и на зарплатную карту с расчетного счета. Такое положение отражено в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

      Примечание
      Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу «Бизнес.Ру», которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

      Чтобы перечислить подотчетные средства на карту, нужно проделать следующее:

    • Отметить в бухгалтерской отчетности, а также в локальных нормативных актах (к примеру, положение о расчетах с подотчетным лицами), что наличные подотчет выданы из кассы или перечислены с р/с на карту сотрудника.
    • Работник должен написать заявление на выдачу денег под отчет и указать в нем, что он просит перечислить сумму на его зарплатную карту. Также в заявлении указываются реквизиты счета, куда необходимо сделать перечисление.
    • В платежном поручении в поле «Назначение платежа» нужно указать, что перечиленные средства подотчетные.
    • В бухгалтерской учетной политике разработайте и закрепите собственный бланк авансового отчета, где будет предусмотрена строка выдачи подотчетных средств на карту.
    • Попросите подотчетное лицо сохранять слипы после каждой оплаты банковской картой и прилагайте их к авансовому отчету вместе с подтверждающими документами и чеками.
    • 5. Учет подотчетных сумм – выдача в подотчет наличных должна отражаться в налоговом и бухгалтерском учете

      Рассмотрим, как отражается выдача денег под отчет из кассы на карту работника:

    • На дату выдачи оформляется расходный кассовый ордер.
    • В бухгалтерском учете на момент выдачи денег делается проводка:
      ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)
      – выданы сотруднику деньги под отчет.
    • Если человек расходует не всю сумму, и часть возвращает в кассу, оформляется возврат приходным кассовым ордером.
    • Затем делается обратная проводка:
      ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 71
      – возвращена неизрасходованная сумма подотчетных средств.
    • Пример. Выдача денег под отчет из кассы

      Офис-менеджеру ООО «Сюрприз» Г.К.Николаевой 25 апреля 2017 года было выдано 2 000 руб. на четыре дня на покупку канцелярских товаров. Бухгалтер выдал Г.К. Николаевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.

      Офис-менеджер 27 апреля купила канцелярские товары на сумму 1 000 руб. и предоставила в бухгалтерию чеки и авансовый отчет. Неиспользованные 1 000 руб. офис-менеджер сдала обратно в кассу.

      Бухгалтер сделал следующие проводки:

      ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
      – 2000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.

      ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
      – 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;

      ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

      – 1000 руб. – приняты к учету канцтовары.

      Как отразить выдачу подотчетных сумм на корпоративную карту

      Заведите специальную корпоративную карту, куда вы будете перечислять средства и выдавать эту карту подотчетным лицам. Для получения карты сотруднику нужно написать заявления в свободной форме.

      Например: «Прошу выдать мне корпоративную карту для покупки канцелярских товаров».

      Перечисление средств на карту производится на основании приказа руководителя. Рекомендуется также утвердить порядок использования корпоративных карт (образец ниже).

      Образец порядка использования корпоративных кредитных карт

      (наименование организации, предприятия,
      учреждения, его точная организационно-правовая форма)

      (инициалы и фамилия)

      «14» марта 2017 г.

      Порядок использования корпоративных банковских карт

      1. Сведения о PIN-коде карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разгалашать эту информацию любым третьим лицам.

      2. Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте нужно предоставить директору организации не позднее трех рабочих дней со дня, когда произошли расчеты по карте (в т.ч. дня снятия наличных денежных средств ) или со дня возвращения сотрудника из командировки. К отчетам, кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

      3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его зарплаты.

      4. Список сотрудников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в Приложении №1.

      5. Выдача возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт (Приложение №2).

      6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту для совершения операций.

      Обратите внимание! Момент передачи работнику корпоративной карты еще не является выдачей денег под отчет. Записи в бухгалтерском учете делают в момент снятия средств с этой карты. Точную дату выдачи денежных средств можно узнать из банковской выписки.

      Учет операций по корпоративной карте ведется на счете 55 на субсчете. Субсчет можно назвать, например, «Специальный карточный счет».

      На дату списания денег с карты делается проводка:

      ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»
      – выданы сотруднику деньги под отчет на корпоративную карту.

      Пример. Выдача денег под отчет на корпоративную карту

      Маркетологу ООО «Презент» З.С. Коромыслову 10 июня 2017 года выдали корпоративную карту для оплаты интернет-рекламы. 15 июня Коромыслов снял со счета 3000 руб. Банковская выписка этот факт подтверждает.

      Бухгалтер ООО «Презент» отразил выдачу денег маркетологу 15 июня такой проводкой:
      ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»

      – 3000 руб. – выданы Коромыслову деньги под отчет на корпоративную карту.

      Как отразить выдачу денег под отчет в налоговом учете

      Выдача подотчетных сумм рассматривается как выдача аванса. До того момента, как сотрудник не предоставит авансовый отчет с подтверждающими документами, не списывайте расходы по налогу на прибыль, так как согласно п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п 2 ст. 346.17 НК РФ, выданные подотчетные суммы не уменьшают налоговую базу. Также не начисляйте страховые взносы на подотчетные суммы и не удерживайте НДФЛ.

      6. Следите за сроками предоставления авансового отчета

      Чтобы отчитаться о потраченных деньгах, сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы (кассовый чек, квитанция и т.п.). Сделать это нужно не позднее, чем через три рабочих дня с даты окончания срока, на который деньги были выданы. Конкретный срок выдачи средств под отчет указывается в заявлении.

      Внимание! Отчет по командировочным расходам нужно предоставить в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

      Несоблюдение сроков сдачи отчета может привести к доначислению НДФЛ. Налоговики могут посчитать, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом (п. 8 письма ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

      7. Возьмите у работника авансовый отчет

      Форма авансового отчета может быть разработана самостоятельно. Вы можете взять за основу форму АО-1, убрав из нее все лишнее. Либо вы можете использовать стандартный бланк по форме АО-1.

      Рис.1. Образец авансового отчета 2017. Собственная форма

      Ограничений по сроку, на который подотчетные суммы могут быть выданы, закон не содержит.

      Образец приказа об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм

      Общество с ограниченной ответственностью «Золотник»
      Приказ № 16
      об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм
      г. Пермь 14 марта 2017 года

      В целях контроля за расходом подотчетных сумм утверждаю следующие правила.

      1. Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по ним в следующие сроки:
      – по хозяйственным расходам – не позднее 15 рабочих дней с даты получения денег;
      – по командировочным расходам – в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки;
      2. Деньги, выданные под отчет, должны расходоваться строго по назначению.
      3. На хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров деньги могут
      выдаваться под отчет в пределах 100 тыс. руб. по распоряжению руководителя.
      4. Ответственность за выполнение приказа по контролю за сроками и правилами составления и представления отчетности подотчетными лицами возлагается на главного бухгалтера организации.

      Генеральный директор Сахаров

      Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

    • Торговый и складской учет
    • Интеграция с фискальными регистраторами
    • CRM, заказы и сделки
    • Печать первичных документов
    • Банк и касса, взаиморасчеты
    • Интеграция с интернет-магазинами
    • Интеграция со службами доставки
    • Интеграция с IP-телефонией
    • Email и SMS рассылка
    • КУДиР, налоговая декларация (УСН)
    • www.business.ru