Полезные статьи

Архив при ликвидации ооо

Оглавление:

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел. Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации. Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.

  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но это не гарантирует решение именно вашей проблемы.
  • Информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. (Простите нас)
  • Просто опишите ситуацию, чтобы узнать у дежурного консультанта, как решить вашу задачу

  • Телефоны для Москвы: +7 (499) 703-43-52
  • Телефоны для СПБ: +7 (812) 309-57-61
  • Для регионов 8 (800) 333-45-16 ДОБ.530

    Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.

    Ответственность за хранение документов при ликвидации

    После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

  • Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.
  • Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.
  • При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании.

    При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом.

    Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

    В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (образец договора). При передаче документов составляется соответствующий акт следующего вида.

    Подготовка документов к архивации

    Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

    Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки. Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

    В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

    1. Структуризация дел. Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.
    2. Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.
    3. Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.
    4. Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется отдельный бланк. В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.
    5. Обложка дела. Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела. Формат ее оформления имеет следующий вид.
    6. Интересно, для чего необходима публикация сведений о ликвидации юридического лица, и что происходит при закрытии фирмы, вне зависимости от того, как она происходила добровольно или принудительно? Читайте по этому адресу.

      Сроки хранения документов после ликвидации ООО

      Согласно законодательству выделяются три вида документов, связанных с деятельностью организации:

    7. Документы постоянного хранения.
    8. Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.
    9. Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.
    10. Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

    11. Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
    12. Структура ООО, расписание работы.
    13. Документы, посвященные ценообразованию.
    14. Акты уничтожения документов.
    15. Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
    16. Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
    17. Устав.
    18. Ко второй группе относятся:

      1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

      Данные документы включают в себя:

    19. Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
    20. Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
    21. Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
    22. Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
    23. Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
    24. Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.
    25. 2. Историческую справку.

      Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

      В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

      • Название, юридический адрес и контактные данные ООО.
      • Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие (покупку) ООО.
      • Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.
      • Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства или владения долей, номера приказов о зачислении, увольнении, входа и выхода из состава ООО.
      • Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.
      • Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.
      • Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.
      • ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.
      • Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

        В эту группу включают:

      • Приказы о командировках, отпусках, отгулах, административных, сверхурочных работах.
      • Документы с информацией о закупках материалов на нужды организации.
      • Акты приема выполненных работ.
      • Прочие документы, не несущие существенной, важной информации.
      • При необходимости воспользоваться информацией, содержащихся в переданных на хранения документах, можно обратиться в Архивы или их представительства. По требованию выдают справки, имеющие юридическую силу. Также возможно получение копий постановлений, приказов и положений ликвидированной организации.

        Следует учитывать, что распределение имущества ООО при ликвидации представляет собой процесс, во много раз превосходящий по сложности процедуру перехода имущества к ООО в момент организации. Читать далее.

        Что такое ликвидация через оффшор? Иногда возможность осуществления ликвидации по данной схеме имеет некоторые минусы, риски и затруднения. Узнайте об этом по ссылке.

        1likvidaciya.ru

        Ликвидация компании: что делать с документами и печатью?

        Порядок ликвидации организаций установлен Гражданским кодексом Российской Федерации. Так, в соответствии со ст. 62 ГК РФ учредители (участники) организации, принявшие решение о ее ликвидации, обязаны незамедлительно письменно сообщить об этом в уполномоченный государственный орган для внесения в единый государственный реестр юридических лиц (далее — ЕГРЮЛ) сведения о том, что юридическое лицо находится в процессе ликвидации.

        Учредители назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора) и устанавливают порядок и сроки ликвидации организации. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами организации.

        В соответствии со ст. 63 ГК РФ ликвидационная комиссия помещает в органах печати, в которых публикуются данные о государственной регистрации юридического лица, публикацию о его ликвидации и о порядке и сроке заявления требований его кредиторами.

        Этот срок не может быть менее двух месяцев с момента публикации о ликвидации.

        Ликвидационная комиссия принимает меры к выявлению кредиторов и получению дебиторской задолженности, а также письменно уведомляет кредиторов о ликвидации юридического лица.

        После окончания срока для предъявления требований кредиторами ликвидационная комиссия составляет промежуточный ликвидационный баланс, утверждаемый учредителями (участниками) организации, который содержит сведения о составе имущества ликвидируемого юридического лица, перечне предъявленных кредиторами требований, а также о результатах их рассмотрения.

        После завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия составляет окончательный ликвидационный баланс.

        Оставшееся после удовлетворения требований кредиторов имущество юридического лица передается его учредителям (участникам), имеющим вещные права на это имущество или обязательственные права в отношении этого юридического лица.

        Ликвидация считается завершенной, а организация — прекратившей существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ.

        На практике у ликвидируемых организаций часто возникает вопрос, что делать с оставшимися документами и печатью.

        Порядок хранения документов ликвидируемой организации

        Согласно п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 г. N 208-ФЗ (в ред. от 06.11.2013 г.) «Об акционерных обществах» и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ (в ред. от 23.07.2013 г.) «Об обществах с ограниченной ответственностью» акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью обязаны хранить документы, перечисленные в данных нормах, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.

        В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ (в ред. от 11.02.2013 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле) организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными п. 3 ст. 6 и п. 1 ст. 23 Закона об архивном деле.

        Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. N 558.

        П. 10 ст. 23 Закона об архивном деле установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Для этого ликвидационная комиссия заключает с архивом соответствующий договор.

        В случае если при ликвидации организации вышеуказанные документы ликвидационная комиссия не передаст на хранение в архив, она может быть привлечена к ответственности за нарушение законодательства РФ об архивном деле.

        В соответствии со ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях (далее –КоАП) нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.

        Согласно п. 1 ст. 13.25 КоАП неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

        Согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

        В случае непередачи документов в архив при ликвидации организации (в т. ч. при уничтожении документов, подлежащих передаче) члены ликвидационной комиссии могут быть привлечены и к уголовной ответственности в соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ за сокрытие (уничтожение) официальных документов.

        Данной статьей предусмотрено наказание в виде:

      • либо штрафа до 200 000 руб., или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
      • либо обязательных работ на срок до 480 часов, либо исправительных работ на срок до 2 лет, либо принудительных работ на срок до 1 года,
      • либо ареста на срок до 4 месяцев, либо лишение свободы на срок до 1 года.
      • Порядок уничтожения печатей (штампов) ликвидируемой организации

        В соответствии с разделом 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. N 65-ст. в случае ликвидации организации происходит уничтожение печатей. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.

        Регистрационно-учетной формой для печатей может являться, например, журнал учета печатей и штампов, в котором имеются соответствующие записи о регистрации печатей в момент их поступления, а также заверенные листы с их оттисками.

        Рассмотрим порядок уничтожения печатей при ликвидации организации.

        Печать может быть уничтожена:

      • либо силами самой организации,
      • либо специальной штемпельной мастерской,
        • либо органом по учету печатей (если печать была внесена в государственный реестр печатей).
        • При уничтожении печати собственными силами, уничтожение производится ликвидационной комиссией, которая составляет соответствующий акт. В акте должно быть указано: время и место уничтожения; состав комиссии; основание уничтожения печатей (штампов); наименование и оттиски уничтоженных печатей (штампов); способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а изделия из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями); заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования; подписи членов комиссии. Акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета печатей и штампов.

          В случае уничтожения печатей по договору специализированными организациямипечати (штампы) сдаются в соответствующую организацию. Ликвидируемой организации выдается акт об уничтожении, на обороте которого проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов.

          Акты об уничтожении с оттиском старой печати необходимо хранить на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и другим документам, которые скреплены данной печать.

          rosco.su

          Сдача документов в архив при ликвидации ООО

          В согласии с требованиями действующего законодательства, сдача документов при ликвидации предприятия является обязательной процедурой. Существуют специальные архивы, куда сдаются документы постоянного и долговременного хранения. Временную документацию сдавать не обязательно. Как сдать документы и закрыть фирму? Ответ на этот вопрос содержится в данной статье.

          Какие документы нужно сдавать в архив при закрытии фирмы

          Рассмотрим порядок, предшествующий посещению архива:

        • проведение экспертной оценки документации;
        • опись бумаг, имеющих материальную и научную ценность;
        • распределение документов по сроку хранения;
        • забота о правильности хранения документации и дел.

        Самое время определиться с тем, что сдаём в архив:

      • акт о создании организации;
      • устав ООО;
      • ликвидационный баланс;
      • подпись главы компании;
      • свидетельство о закрытии фирмы, выписка из ЕГРЮЛ;
      • документ, подтверждающий ликвидацию предприятия;
      • трудовые договоры;
      • также контракты с контрагентами;
      • личные дела сотрудников;
      • зарплатные ведомости;
      • отчёты об уплате НДФЛ;
      • штатное расписание;
      • невостребованные бумаги бывших сотрудников;
      • бухгалтерская отчётность.
      • Сдача документации в архив при закрытии фирмы

        Даже если ООО в стадии ликвидации совсем недавно, стоит заранее позаботиться о том, чтобы вся необходимая документация была в наличии, имела надлежащий вид и была подготовлена к будущей экспертной оценке, ведь закрытие фирмы – это и так достаточно длительный процесс, и будет очень неприятно, когда дело дойдёт до экспертизы, а у вас не окажется невостребованной трудовой книжки одного из работников. Это может значительно затянуть процесс закрытия фирмы.

        Нужно учесть, что не сдавая отчётность и не пользуясь расчётными счетами в течение года вы не сможете закрыть Общество, поскольку это самостоятельно сделают сотрудники налоговой службы, после чего выпишут предприятие из ЕГРЮЛ. Именно поэтому нужно позаботиться о своевременности сдачи нулевых отчётов.

        Но если всё-таки ваша фирма перестанет существовать, это не говорит о том, что вам не надо сдать отчётность в архив. Если же фирма не сдаёт отчётность, генеральному директору грозит административная ответственность (первый раз – штраф 200 рублей, последующие разы – от 300 до 500). Поэтому не стоит просто бросать ненужное ООО – обязательно ликвидируйте его в соответствии с рамками закона.

        rigbi.ru

        Сдача документов в архив

        Насущный вопрос при ликвидации организации — куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона: первый ФЗ. «О несостоятельности (банкротстве) от 26.10.2002 N 127-ФЗ, где говорится, что конкурсный управляющий передаёт на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации . В данном случае при сдаче документов в архив речь идёт об отсылке к ФЗ «Об архивном деле в РФ». Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.

        Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

        В законодательстве чётко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

        Непредвиденные сложности

        К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствия претензий при сдаче документов в архив.

        Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

        Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки,лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приёма-передачи. Напомним, что срок хранения документации,относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года,составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

        Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

        Часто у людей возникает вопрос, как поступить с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

        Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет.

        Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

        Услуги по сдаче документов в архив при ликвидации

        Компания «Архивный Эксперт » профессионально оказывает все услуги по обработке, хранению и передаче документов в архив при банкротстве и ликвидации организации. Наш опыт в решении этих вопросов пользуется неизменно высокой популярностью наших клиентов. Сдача документов в архив — важная процедура с необходимостью соблюдения множества требований, предъявляемых к этому мероприятию действующим законодательством.

        Процесс сдачи документов в архив

        Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

        Опись документов

        Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются — «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

        Что показывает практика

        Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

        Как сдать документы в архив?

        Как выполнить сдачу документов в архив на хранение с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия?

        Обратитесь в «Архивный Эксперт». Специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с порядком передачи документов на хранение. Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством оперативно и, что немаловажно, недорого. Мы обладаем большим опытом и способны решать все вопросы, связанные с организацией сдачи документов в архив при ликвидации и реорганизации.

        archivexpert.ru

        Какие документы сдаются в архив при ликвидации компании

        Вопрос-ответ по теме

        Какие документы сдаются в архив при ликвидации компании? Есть ли ответственность организации/ликвидатора за не сдачу документов? Можно ли отменить ликвидацию компании в связи с не сдачей документов в гос. архив?

        В государственный архив при ликвидации негосударственного юридического лица передаются документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли. Нет, отменить ликвидацию в связи с непередачей документов в архив нельзя.

        П.10 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п.9.7.1 – 9.7.5 Основных правил работы архивов организаций (утверждены Решением Росархива от 06.02.2002) устанавливают перечень документов, которые подлежит передаче в государственный архив при ликвидации юридического лица.

        При определении срока хранения документов, ориентируйтесь на рекомендацию ниже.

        П.1 ст.23 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ не содержит такого основания для отказа в государственной регистрации ликвидации юридического лица, как непередача документов в госархив.

        Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

        «В юридическом отделе могут храниться*:

        Для каждой из этих категорий документов срок хранения может быть разным.

        В ситуациях, когда хранение документов регламентировано законодательно, необходимо соблюдать требования нормативно-правовых актов.

        Перечень предусматривает следующие сроки хранения документов*.

        Этот же приказ устанавливает сроки хранения ряда других документов, появляющихся в организации в процессе ведения деятельности.

        Кроме того, в отношении акционерных обществ действует Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Этим положением устанавливается, в частности, что документы о создании, уставные документы и протоколы собраний акционеров должны храниться постоянно, а внутренние документы общества – до принятия новых.

        Требование постоянно хранить правоустанавливающие документы вполне оправданно – ведь они необходимы организации, чтобы подтвердить то или иное право.

        Локальные нормативные акты

        В юридическом отделе хранятся локальные нормативные акты, имеющие отношение к работе самого этого отдела или составленные во исполнение требований федерального законодательства об исполнительных органах общества. Такими актами могут быть, в частности*:

        Также организация может принимать решение о создании нормативных актов, не предусмотренных законодательством, но необходимых для обеспечения деятельности. Например, это могут быть положения о согласовании договоров, о лицах, имеющих доступ к конфиденциальной информации, и т. п.

        Приказом исполнительного органа может быть установлена необходимость хранения таких локальных актов в юридическом отделе.

        Любой локальный нормативный акт должен храниться до тех пор, пока не будет принят новый. Особые правила действуют для тех актов, которые составляются в соответствии с требованиями законодательства или могут быть использованы в качестве доказательств в суде (в частности, в трудовом споре может быть использовано соглашение о коммерческой тайне, подписанное сотрудником). Такие акты нужно хранить постоянно или столько, сколько требует законодательство.

        Пример документов, для которых установлено требование хранить предыдущие редакции

        Для некоторых видов положений Перечень устанавливает постоянный срок хранения и в дополнение к этому требует хранить их предыдущие редакции в течение трех лет с даты принятия новой. Такое требование установлено для положений о структурных подразделениях, а также о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации.

        При определении сроков хранения договоров нужно учитывать требования корпоративного, гражданского и налогового законодательства*.

        В соответствии с законами об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью у акционеров и участников организации есть право затребовать и получить копии ряда договоров. Следовательно, организация должна обеспечить хранение таких договоров. Для ряда договоров сроки хранения установлены законодательно и составляют пять лет с даты истечения срока действия договора. Если нормативными актами срок хранения не установлен, то договор необходимо хранить не менее трех лет с даты истечения срока его действия, поскольку три года – это общий срок исковой давности. Принятие решения об уничтожении договоров лежит на исполнительном органе организации.

        Документы, которые запрашиваются от контрагентов, необходимо хранить столько же, сколько составляет срок хранения договоров с соответствующими контрагентами.

        Доверенности, выдаваемые организацией, могут храниться в юридическом отделе или в бухгалтерии, но требования к срокам их хранения должны быть едиными.

        Доверенности, выдаваемые в связи с исполнением договора, должны храниться не менее срока хранения такого договора*.

        Доверенности, выдаваемые для представления интересов в суде, должны храниться до окончания разбирательства по делу.

        В любом случае срок хранения доверенностей не должен быть менее общего срока исковой давности, поскольку доверенности являются подтверждением того, что действия совершались уполномоченным на них лицом, и могут быть доказательствами этого в суде или для проверяющих органов.

        Перечень устанавливает сроки хранения для ряда доверенностей, которые могут быть выданы организацией*:

      • доверенности, выданные руководителем организации на представление интересов организации, хранятся постоянно;
      • доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности филиалам, представительствам, хранятся в течение пяти лет после истечения срока действия.
      • Перечень устанавливает срок хранения для документов, представляемых в суды, – пять лет с даты вынесения решения*.

        Если у организации много судебных дел в производстве и юридический отдел ведет активную претензионно-исковую работу, то для решений, вступивших в законную силу, можно установить длительный срок хранения. Это позволит проводить анализ и обобщение практики по судебным спорам внутри отдела, что бывает полезно для обучения новых сотрудников.

        В понятие корреспонденции можно включить входящую и исходящую корреспонденцию, описи отправленных и полученных документов, почтовые извещения и уведомления по отправленным документам контрагентам и в государственные органы власти.

        Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции определяется в зависимости от важности того или иного письма*.

        Письма от контрагентов об изменении реквизитов и по иным схожим вопросам должны храниться в папках документов контрагента. Переписка с контрагентами должна храниться в течение всего срока действия хранения договора, к которому она относится, то есть не менее трех лет с даты истечения срока действия договора (с учетом срока исковой давности).

        В случае возникновения спорных вопросов наличие таких документов будет дополнительным доказательством (например, спор может сводиться к тому, уведомил ли один из контрагентов второго о наступлении того или иного обстоятельства).

        Почтовые уведомления о получении контрагентом направленных документов необходимо хранить вместе с документом, получение которого подтверждает уведомление. Срок хранения таких уведомлений равен сроку хранения документов, к которым они относятся.

        Письма и уведомления государственных органов (ФНС России и т. д.), а также описи по направлению документов в налоговые инспекции нужно хранить в течение законодательно определенного периода времени (если таковой есть), но не менее трех лет, поскольку именно за такой период может быть назначена, например, налоговая проверка. При этом необходимо учитывать установленные в законодательстве правила для расчета периода «глубины» налоговых и иных проверок. Например, в текущем году налоговая проверка может быть назначена для проверки полноты и правильности уплаты налогов за три предыдущих года. Поэтому в течение всего 2012 года необходимо хранить документы, относящиеся к 2011, 2010 и 2009 годам.

        Если письмо касается текущих операций, то хранить такую переписку необходимо в течение срока хранения документов, связанных с такими операциями».

        m.law.ru